COMMENT CONTRÔLER TOUTES LES FORMULES EXCEL D’UN SEUL COUP D’ŒIL
Aujourd’hui, nous nous retrouvons pour un mini-tutoriel dans lequel je vais vous montrer comment afficher rapidement toutes les formules insérées dans une feuille de calcul pour les visionner sans avoir besoin de les afficher ou encore pour les imprimer.
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1. Présentation
Par défaut, les différentes cellules d’une feuille de calcul sont affichées pour permettre de visionner le résultat de celles-ci, en tenant compte des paramètres de mise en forme de cellules qui sont appliqués.
Sur le document ci-dessus, nous retrouvons l’ensemble des déplacements réalisés par une personne au cours de l’année 2019, ainsi que le montant des indemnités remboursées par l’entreprise pour chacun de ces déplacements.
Les formules de ce tableau ne sont pas apparentes, seuls les résultats nous sont présentés.
Or, le document est rempli directement par le salarié, puis transmis au service des ressources humaines qui doit mettre en place le remboursement de ces frais.
Il convient donc de pouvoir contrôler l’exhaustivité des résultats avant la mise en paiement.
2. Contrôle de chaque formule
Pour contrôler chacune des formules une à une, il suffit de cliquer sur l’une d’entre elles, puis de visionner le résultat de la formule dans la zone des formules situé au-dessus de la feuille de calcul :
Nous pouvons ensuite répéter cette opération sur l’ensemble des cellules sur lesquelles nous souhaitons effectuer le contrôle.
Cela nous permet ainsi de constater que l’employé a modifié les formules afin d’augmenter le montant des remboursements :
Le règlement de l’entreprise stipule en effet que le montant des indemnités doit être égal à 0,45€ par kilomètre.
Hors, la formule saisie dans la cellule C16 calcul une indemnité de 0,85€ par kilomètre parcouru !
Malheureusement, contrôler chacune des formules d’une feuille de calcul peut demander un temps bien trop important pour que cette solution soit envisageable !
3. Afficher toutes les formules des cellules sélectionnées
Voyons maintenant comment afficher toutes les formules des cellules sélectionnées.
Pour l’exemple, et fort des constatations faites précédemment, nous souhaitons contrôler l’ensembles des montants de remboursement calculés dans le tableau.
Pour cela, nous sélectionnons les cellules correspondantes :
Puis nous allons utiliser une astuce simple, qui consiste simplement à transformer le symbole égal qui se trouve dans ces cellules par un caractère neutre pour Excel (ou de le supprimer complètement).
Pour cela, nous nous rendons dans le menu Accueil du ruban > Rechercher et Remplacer (tout à droite) > Remplacer (nous pouvons également utiliser le raccourci clavier [Ctrl]+[h]) :
Dans la fenêtre qui s’affiche, nous choisissons de remplacer tous les symboles d’égalité (zone Rechercher) par une apostrophe (zone Remplacer par) :
Puis nous validons le remplacement de toutes les occurrences correspondantes en appuyant sur le bouton Remplacer tout.
Excel nous informe alors avoir effectué 15 remplacements :
Les formules sont maintenant clairement visibles, et nous pouvons alors constater que deux remplacements ont été effectués par le salarié :
Pour remettre en place les formules, nous pouvons simplement annuler l’opération en cliquant sur le bouton correspondant dans la barre de lancement rapide (ou utiliser la combinaison [Ctrl]+[Z]) :
4. Afficher et imprimer les formules en 1 clic
Enfin, il reste encore une autre solution qui va permettre d’afficher toutes les formules de la feuille de calcul en un seul clic.
Pour cela, il suffit de se rendre dans le menu Formules et cliquer sur le bouton Afficher les formules (ou utiliser la combinaison [Ctrl]+["], ce qui est encore plus rapide !) :
À ce moment-là, toutes les formules de la feuilles de calcul apparaissent distinctement :
Nous pouvons également constater que :
- La largeur de chaque colonne a été doublée afin de permettre de visionner toutes les formules de la feuille,
- Les nombres sont affichés tels quels, sans la moindre mise en forme (date sous forme de numéro de série, mise en forme des kilométrages non prise en compte,…)
p>Nous pouvons simplement imprimer la feuille en l’état pour que les formules soient correctement imprimées :
Attention toutefois à adapter la pagination de la feuille pour prendre en compte les changements intervenus sur la largeur des colonnes.
Avant de remettre la feuille de calcul dans son état d’origine, nous pouvons encore constater une irrégularité sur les calculs fournis par le salarié : le total est en effet majoré de +10% !
Régularisons la situation :
Enfin, pour afficher à nouveau les résultats des formules, il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton Afficher les formules :
