COMMENT EFFACER ET PERSONNALISER LA LISTE DES DOCUMENTS RÉCENTS D’EXCEL (la vraie méthode)

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La barre des documents récents d’Excel permet de lancer rapidement les derniers fichiers ouverts, sans besoin de rechercher ces derniers. Nous allons voir dans ce tutoriel comment procéder pour personnaliser cette liste, et également comment la purger de manière définitive pour en supprimer tous les fichiers déjà présents. Nous verrons également en toute fin de tutoriel comment sélectionner un classeur à retirer automatiquement de la liste des fichiers récents, en utilisant une petite macro VBA.

 

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Tutoriel Vidéo

 

Partie 1 : Comment effacer et personnaliser la liste des documents récents d’Excel (la vraie méthode)

Partie 2 : Comment supprimer un classeur de la liste des fichiers récemment ouverts sur Excel ?

Vous trouverez très régulièrement de nouvelles vidéos sur la chaîne, alors pensez à vous abonner pour ne manquer aucune astuce et devenir rapidement un pro d’Excel (cliquez-ici) !

 

1. Les classeurs récents

 

   1.1. Présentation

 

Par défaut, lorsque nous affichons le menu Fichier d’Excel, ou de n’importe quelle autre application de la suite Office (Word, PowerPoint, Outlook), les derniers éléments à avoir été ouverts sont affichés dans la zone des éléments récents.

Cette option très pratique permet de pouvoir accéder rapidement aux fichiers en question.

Nous allons voir dans ce tutoriel qu’il est tout à fait possible de personnaliser cette liste :

  • Personnaliser le nombre d’éléments présentés dans cette liste
  • Masquer ou afficher cette liste,
  • Supprimer le contenu de cette liste,

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 01

 

   1.2. Personnaliser le nombre d'éléments récemment utilisés

 

Pour personnaliser le nombre d’éléments récemment utilisés dans Excel, procédez simplement de la manière suivante :

  • Rendez-vous dans le menu Fichier > Options
  • Choisissez la catégorie Options avancés,
  • Puis dans le groupe Affichage,
  • Et enfin, il suffit de modifier la valeur du nombre de classeurs récents, comme le montre la capture ci-dessous (par défaut, ce nombre est à 50) :
  • Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 02

Vous noterez qu’il est possible de personnaliser :

  • Le nombre total de classeurs affichés dans la liste,
  • Mais également le nombre de classeurs qui ne sont pas attachés

Pour attacher un classeur, il suffit de cliquer sur la punaise pour le conserver de manière systématique au sein de la liste.

Si vous n’avez attaché aucun classeur à la liste, alors Excel affichera le nombre de classeurs récents qui correspond au plus petits de ces deux réglages.

 

   1.3. Masquer totalement la liste des éléments récemment utilisés

 

Pour masquer totalement cette liste, nous allons procéder exactement de la même manière, en choisissant de n’afficher aucun classeur récent (mettre le menu Afficher ce nombre de classeurs récents à zéro) :

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 03

La liste des documents récents est alors vide :

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 04

Attention, cette liste n’est pas supprimée pour autant, elle est juste masquée.

Il suffit en effet de redéfinir un nombre d’éléments supérieurs à zéro pour la réafficher de nouveau :

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 05

 

   1.4. Supprimer un élément de la liste des documents récemment utilisés

 

Pour supprimer de manière définitive un élément de la liste, effectuez un clic-droit sur l’élément concerné, puis choisissez Supprimer de la liste

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 06

Attention, la suppression des éléments contenus dans la liste est définitive, aucun retour en arrière de sera plus possible ! Sauf bien entendu à rouvrir le fichier concerné…

Attention également de ne pas choisir Supprimer le fichier, ce qui aurait pour conséquence de supprimer directement le fichier en lui-même depuis son emplacement d’enregistrement, et non pas simplement le raccourci présenté dans ce menu !

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 07

Heureusement en cas de manipulation un peu hâtive, Excel demande une confirmation afin de ne pas supprimer un mauvais fichier par inadvertance !

 

2. Effacer définitivement tous les éléments de la liste en VBA

Depuis la version 2016 d’Excel, il n’est plus possible de supprimer tous les éléments de la liste (jusqu’à Excel 2013, il suffisait de choisir Effacer les documents non épinglés).

Il est maintenant nécessaire de passer par une macro commande VBA.

Pour cela, rendez-vous dans l’éditeur de macro VBE en effectuant un clic-droit sur le nom de l’onglet, afin de choisir l’option Visualiser le code :

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 08

Puis saisissez la macro suivante directement dans le code de la feuille de calcul :

 

 Sub supprimerElementsRecents()
    On Error Resume Next
    For i = 1 To 50
        Application.RecentFiles.Item(1).Delete
    Next
End Sub 

 

Ici, nous supprimons le premier raccourci présent dans la liste des documents récents, 50 fois de suite ! Pour de plus amples précisions sur cette macro VBA, je vous invite à visionner la vidéo présente au début de ce tutoriel.

Cela étant fait, positionnez simplement le curseur à l’intérieur de la macro, puis cliquez sur le triangle vert d’exécution (ou utilisez le raccourci clavier correspondant : [F5]) :

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 09

À présent, vous pouvez revenir dans le menu Fichier pour constater que la liste a été purgée :

Excel formation - 040 Supprimer les éléments récents - 10

 

3. Supprimer un classeur de la liste des documents récents en VBA

Pour supprimer un classeur donné, nous avons vu un peu plus tôt qu'il suffit d'effectuer un clic droit sur la liste des classeurs afin de sélectionner l’option « Supprimer de la liste » :

Excel formation - Supprimer un classeur de l'historique - 03

Mais, supposons que nous ne souhaitions ne supprimer qu’un seul classeur de cette liste en utilisant une macro-commande en VBA.

Pour cela, il sera nécessaire de procéder en deux temps :

  • Dans un premier temps, nous allons afficher dans une feuille de calcul tous les fichiers présents dans l’historique,
  • Puis dans un second temps, nous supprimerons de l’historique le classeur sélectionné

 

   3.1. Lister tous les classeurs

 

Pour lister les classeurs, nous commençons par créer une nouvelle procédure, que nous appelons listeClasseursHistorique :

Sub listeClasseursHistorique()
 
End Sub

Ensuite, comme pour la macro que nous avons au cours de la partie précédente, nous allons créer une nouvelle variable que nous appelons i et qui va nous permettre de mettre en place une boucle For… Next :

    Dim i As Integer
    For i = 1 To 50
    Next

Une boucle For… Next comme celle-ci permet de répéter une portion de code un nombre défini de fois.

Ici, nous commençons par donner à la variable i la valeur de 1, et nous souhaitons que la boucle se répète jusqu’à ce que cette valeur ait pour valeur 50, en sachant qu’à chaque fois que la boucle va recommencer, la variable i va voir sa valeur incrémentée d’une unité.

La boucle va donc se répéter 50 fois, ce qui correspond au nombre maximal de classeurs enregistrés dans l’historique.

Pour éviter toute erreur d’exécution dans le cas où l’utilisateur aurait défini un nombre de fichiers moindre, nous allons simplement ajouter l’instruction suivante, juste avant de lancer la boucle :

On Error Resume Next

Cette petite ligne de code permet de demander à VBA de continuer le déroulement de la macro, même lorsqu’une instruction problématique est rencontrée.

Cela permet ainsi de ne pas avoir à analyser au préalable le nombre de classeurs contenus dans l’historique.

Ensuite, il ne reste plus qu’à afficher le nom de tous les fichiers sur la feuille de calcul en insérant la ligne suivante à l’intérieur de la boucle :

    For i = 1 To 50
        Cells(i, 1) = Application.RecentFiles.Item(i).Name
    Next

Nous faisons ici appel à l’objet Application.RecentFiles que nous avions déjà utilisé dans la macro précédente, lequel recense tous les classeurs enregistrés dans l’historique. Chacun de ces classeurs est ensuite accessible par des sous-objets Item.

Pour pouvoir tester la macro, nous revenons sur la feuille de calcul, et nous allons raccorder un petit bouton directement sur celle-ci.

Pour cela, nous nous rendons dans le menu Insertion, afin de cliquer sur Zone de texte.

Nous dessinons notre zone de texte à l’endroit et à la taille souhaitée, et nous saisissons un texte sur le bouton « Lister les documents » :

Excel formation - Supprimer un classeur de l'historique - 04

Puis, nous effectuons un clic droit sur ce bouton afin de sélectionner la ligne « Affecter une macro ».

Dans la fenêtre qui apparait, nous choisissons la macro que nous venons de créer « listeClasseursHistorique » :

Excel formation - Supprimer un classeur de l'historique - 05

Puis nous validons en appuyant sur le bouton [OK].

Maintenant, il suffit de cliquer sur ce bouton pour voir apparaitre la liste des fichiers présents dans l’historique :

Excel formation - Supprimer un classeur de l'historique - 06

 

   3.2. Supprimer le classeur sélectionné

 

Maintenant, pour supprimer le fichier sélectionné, nous allons devoir créer une nouvelle macro-commande, que nous appelons cette fois-ci « supprimerDeLaListe » :

Sub supprimerDeLaListe()
 
End Sub

Pour commencer, et pour éviter tout risque d’erreur, nous allons nous assurer que l’utilisateur a bien sélectionné une cellule de la colonne A dans laquelle se trouvent les données.

Pour effectuer ce contrôle, il suffit de vérifier que la cellule active, obtenue avec l’objet ActiveCell se trouve bien dans la colonne A, en utilisant la fonction VBA Intersect. Comme nous l’avons vu dans le tutoriel dédié à cette fonction, si deux cellules ou plages de cellules ne se chevauchent pas, alors celle-ci renverra la valeur Nothing.

Et donc dans ce cas-là, nous pourrons afficher un message à l’utilisateur pour lui demander de sélectionner une cellule de la colonne A et nous quitterons juste après la procédure avec un Exit Sub :

    If Intersect(ActiveCell, [a:a]) Is Nothing  Then
        MsgBox "Veuillez sélectionner un fichier à supprimer  de l'historique"
        Exit Sub
    End If

Ensuite, pour supprimer le fichier sélectionné de l’historique, il suffit d’utiliser la méthode Delete sur l’Item dont l’index est retourné par la ligne de la cellule active :

    Application.RecentFiles.Item(c.Row).Delete 

Pour finir, il ne reste plus qu’à recréer la liste des fichiers dans laquelle le fichier a maintenant été effacé en appelant simplement la fonction « listeClasseursHistorique » que nous avons créée un peu plus tôt :

    listeClasseursHistorique

 

Article initial publié le 13/11/2019 et mis à jour le 11/01/2020



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