Comment convertir un fichier Excel en PDF Excel2pdf

Dans ce nouveau tutoriel nous allons voir comment convertir simplement un fichier Excel en PDF.

 

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1. Pourquoi convertir un fichier Excel en PDF ?

Pour bien comprendre l’intérêt de convertir un fichier Excel en fichier PDF, il faut au préalable comprendre à quoi correspond un fichier PDF.

Wikipédia défini le langage PDF comme « un langage de description de page présenté par la société Adobe Systems en 1992 et qui est devenu une norme ISO en 2008. ». L’encyclopédie en ligne ajoute également que : « La spécificité du PDF est de préserver la mise en page d’un document – polices de caractère, images, objets graphiques, etc. – telle qu'elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser. ».

En d’autres termes, un fichier PDF est en quelques sortes une image du fichier que nous souhaitons diffuser, c’est-à-dire que peu importe le support sur lequel ce fichier sera lu, celui-ci sera toujours présenté exactement de la même manière, y compris sur un poste qui ne disposerait pas d’une version d’Excel déjà installée ! Un fichier PDF peut ainsi être consulté sur de nombreux types de supports (Ordinateur, tablette, smartphone,…).

Pour cela, toutes les informations sont directement intégrées dans le fichier lui-même :

  • Polices de caractères,
  • Images,
  • Objets,
  • Tableaux,…

D’une manière générale un fichier PDF a vocation à être consulté, mais il est également possible d’inclure des zones de saisies qui vont permettre de rentrer des informations qui pourrons être enregistrées. Nous parlerons alors de formulaire PDF.

En outre un PDF peut permettre dans certains cas un gain de place sur le disque, les ressources principales étant compressés (textes, images,…).

 

2. Préparer le fichier PDF

Ok, maintenant que nous avons fait le tour du format PDF, voyons comment convertir une feuille de calcul sous ce format de fichier.

Tout d’abord, ce qu’il fait savoir c’est qu’un fichier PDF extrait d’une feuille de calcul Excel va correspondre par défaut à une édition de cette feuille.

Sachant cela, nous pouvons en déduire que le rendu final du PDF va dépendre directement de la mise en page des éditions définie dans le fichier Excel.

Commençons donc par nous rendre dans la fenêtre d’aperçu avant édition afin de voir à quoi va ressembler le futur PDF :

Excel formation - 036 Convertir Excel en PDF - 01

Aussi, directement depuis cette page, nous allons pouvoir simplement personnaliser le PDF :

  • Orientation en mode Portrait ou Paysage,
  • Taille de la page (utile si l’on envisage une édition future du fichier),
  • Taille des marges,
  • Mise à l’échelle,…

Commençons par exemple par définir une mise à l’échelle sur une seule feuille :

Excel formation - 036 Convertir Excel en PDF - 02

À moment-là, l’édition ne va s’effectuer que sur une seule page, mais les caractères deviennent alors minuscules, presque illisibles.

Voyez la partie située sur la droite du document sur laquelle aucune information n’est affichée. Nous pouvons supprimer cette partie en définissant une zone d’impression plus faible.

Pour cela, revenons sur la feuille de calcul en cliquant sur le bouton retour :

Excel formation - 036 Convertir Excel en PDF - 03

Puis nous cliquons sur le bouton Aperçu des sauts de page, ce qui nous permettra de définir avec précision les cellules à inclure dans l’impression de la feuille :

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Nous pouvons ainsi exclure les colonnes G et H en faisant glisser le saut de page (bordure bleue) vers la gauche :

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De retour dans l’aperçu avant impression de la feuille, nous pouvons constater que les polices sont déjà bien plus lisibles :

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Si cela ne suffit pas, nous pouvons encore réduire les marges :

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Et encore passer l’impression en mode paysage :

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3. Convertir une feuille de calcul Excel en PDF

Maintenant que le fichier PDF est préparé, nous pouvons maintenant transformer notre document en un fichier PDF !

Pour cela, deux options s’offrent à nous, dont les effets seront strictement identiques :

  • Enregistrer le fichier en tant que PDF (Fichier > Enregistrer sous > Choisir le format PDF) :

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  • Ou exporter la feuille sous la forme d’un PDF (Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS > Créer PDF / XPS):

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Dans les deux cas, cela aura pour effet de créer un nouveau fichier PDF, sans toucher au fichier d’origine.

Par défaut, comme nous l’avons vu au-dessus, le fichier va reprendre la zone d’impression de la feuille de calcul sélectionnée.

Pour sélectionner plusieurs feuilles de calculs, maintenez la touche [Ctrl] du clavier tout en cliquant sur les onglets.

Il est possible de personnaliser le PDF en cliquant sur le bouton Options présent sur la fenêtre de publication :

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Les options ce personnalisations permettent :

  • De choisir les pages à exporter (comme nous le ferions pour une édition normale), par défaut toutes les pages de la feuille sont imprimées,
  • D’imprimer la ou les feuilles de calculs sélectionnées, uniquement les cellules sélectionnées ou le classeur en entier. Lorsqu’un tableau de données est présent sur la feuille sélectionnée, il est également possible de n’imprimer que celui-ci,
  • Nous avons vu dans la première partie de ce tutoriel que seules les cellules de la zone d’impression seront exportées. Lorsque nous souhaitons au contraire exporter l’ensemble des cellules de la feuille de calcul, il convient alors de sélectionner l’option Ignorer les zones d’impression
  • Ensuite, nous pouvons choisir d’inclure les propriétés du document (nom de l’auteur,…) dans le PDF et de conserver les balises de structure du document
  • Enfin il possible de rendre le PDF compatible avec le format avancé PDF/A

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4. Envoyer directement le PDF par mail

Enfin, sachez que lorsque nous souhaitons envoyer directement une feuille de calcul en PDF par mail, il est possible d’utiliser l’option de partage correspondante (Fichier > Partage > Courrier > Envoyer en tant que PDF) :

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Cela permet de convertir le fichier et d’ouvrir le gestionnaire de mail en une seule et même étape :

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