Comment créer des graphiques Excel qui changent d'un simple clic et sans VBA (la technique que 99% des utilisateurs ignorent)

Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment créer un système de graphiques dynamiques dans Excel qui va nous permettre d'afficher différents graphiques en un simple clic, directement à côté de nos données.

Cette technique avancée combine l'utilisation de listes déroulantes, de l'outil Appareil photo d'Excel et de la puissante d’une fonction très peu connue pour créer une interface interactive et professionnelle.

Plutôt que de naviguer entre plusieurs onglets pour consulter vos différentes visualisations, nous apprendrons à construire un tableau de bord centralisé où il suffira de sélectionner le type de graphique souhaité dans une liste déroulante pour le voir apparaître instantanément.

Cette méthode est particulièrement utile pour les rapports de gestion, les présentations commerciales, ou tout tableau de bord nécessitant de basculer rapidement entre différents types de visualisations sans perdre de vue les données source.

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Tutoriel Vidéo

1. Présentation

Pour illustrer ce tutoriel, nous allons pouvoir utiliser le tableau suivant dans lequel nous retrouvons les données de vente d'une chaîne de magasins de sport répartis sur le territoire français.

Ce tableau contient les chiffres d'affaires trimestriels de huit magasins situés dans différentes régions, ce qui nous permettra de créer plusieurs types de visualisations complémentaires.

Le choix de ce jeu de données n'est pas anodin. Nous avons volontairement sélectionné des données qui se prêtent à différents types de visualisations : les colonnes groupées nous permettront de comparer les performances trimestrielles de chaque magasin, le graphique en secteurs nous donnera une vue d'ensemble de la répartition des ventes annuelles, et les courbes nous aideront à identifier les tendances saisonnières. Cette diversité de visualisations est essentielle pour démontrer la puissance de notre technique de graphiques dynamiques.

Le classeur contient également trois autres onglets avec des graphiques permettant d’imager les données de ce tableau.

Ce sont ces trois graphiques que nous allons souhaiter faire apparaître dynamiquement à côté du tableau, en fonction d’un élément sélectionné :

• Le premier des graphiques est un histogramme en colonnes groupées. Ce type de graphique est particulièrement efficace pour comparer les performances de chaque magasin sur les quatre trimestres. Nous pouvons immédiatement identifier que le magasin de Paris affiche les meilleures performances, notamment au quatrième trimestre, tandis que Strasbourg présente des résultats plus modestes mais réguliers.
• Le second graphique est un graphique en secteurs qui nous donne une vue globale de la répartition des ventes annuelles. Le graphique en secteurs nous révèle immédiatement que Paris représente près de 20% du chiffre d'affaires total de la chaîne, ce qui confirme son statut de magasin phare. Cette visualisation est particulièrement appréciée des dirigeants car elle permet de saisir en un coup d'œil les contributions relatives de chaque point de vente.
• Notre troisième et dernier graphique est courbe permettant d’analyser l'évolution trimestrielle de l’ensemble des ventes du groupe. Cette représentation en courbes nous permet d'identifier une tendance saisonnière intéressante : le troisième trimestre (période estivale) présente systématiquement des ventes inférieures, probablement en raison des congés et de la baisse d'activité sportive en intérieur pendant l'été. Cette information sera précieuse pour anticiper les variations saisonnières.

2. Configuration de la liste déroulante de sélection

Maintenant, nous allons pouvoir créer la liste déroulante qui va nous permettre de sélectionner le graphique que nous allons souhaiter afficher.

Cette fonctionnalité repose sur la validation de données d'Excel, un outil souvent méconnu mais extrêmement puissant pour créer des interfaces utilisateur intuitives.

Nous commençons par sélectionner une cellule qui servira de contrôle, par exemple la cellule I7.

Ensuite, avec cette cellule toujours sélectionnée, nous nous rendons dans l'onglet « Données » du ruban Excel et nous cliquons sur « Validation des données ».

La boîte de dialogue qui s'ouvre nous offre plusieurs options de validation.

Dans la liste déroulante « Autoriser », nous sélectionnons « Liste ».

Cette option va transformer notre cellule en liste déroulante.

Dans le champ « Source », nous saisissons les trois options que nous allons souhaiter insérer séparées par des points-virgules. Ces options doivent reprendre le noms exact que chaque feuille dans laquelle est insérée un graphique : « Évolution des ventes par mag.;Répartition des ventes par mag.;Évolution totale ».

Il est important de respecter exactement cette syntaxe car ces termes correspondent aux noms que nous utiliserons dans notre future formule.

Une fois la validation configurée, nous testons notre liste déroulante en cliquant sur la flèche qui apparaît à droite de la cellule I7.

3. L'outil Appareil photo : le secret d'une visualisation dynamique

L'outil Appareil photo d'Excel est probablement l'une des fonctionnalités les plus méconnues et pourtant les plus puissantes du logiciel.

Contrairement à une simple copie d'image, l'Appareil photo crée un lien dynamique qui se met à jour automatiquement lorsque la source évolue.

C'est exactement ce dont nous avons besoin pour notre système de graphiques dynamiques.

Par défaut, l'outil Appareil photo n'est pas visible dans le ruban Excel. Nous devons donc l'ajouter manuellement à notre barre d'outils.

Nous cliquons sur « Fichier », puis « Options ».

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, nous sélectionnons « Barre d'outils Accès rapide » dans le panneau de gauche.

Dans la liste déroulante « Choisir les commandes dans les catégories suivantes », nous sélectionnons « Toutes les commandes ».

Nous faisons défiler la liste alphabétique jusqu'à trouver « Appareil photo ».

Nous le sélectionnons et nous cliquons sur « Ajouter » pour l'intégrer à notre barre d'outils rapide.

Après avoir validé par « OK », nous voyons apparaître une petite icône d'appareil photo dans la barre d'outils, généralement située au-dessus du ruban Excel.

Maintenant que notre outil est accessible, nous allons préparer notre zone d'affichage dynamique.

Pour cela, nous nous rendons sur la feuille dans laquelle se trouve le premier graphique, et nous sélectionnons les cellules dans lesquelles celui-ci est inséré (pour simplifier, nous pouvons ajouter une ligne et une colonne supplémentaire) :

Puis, nous cliquons sur l’appareil photo que nous venons d’ajotuer dans le menu Accueil :

Ensuite, nous revenons sur la feuille principale, et nous cliquons simplement sur l’une des cellule pour insérer la photo :

Comme vous pouvez le constater, l'image créée ressemble à une copie classique, mais si nous modifions les données source, nous constatons que l'image se met à jour automatiquement.

C'est là toute la magie de cet outil.

Cette technique présente un avantage considérable par rapport aux méthodes traditionnelles : l'image créée par l'Appareil photo conserve toutes les propriétés dynamiques du graphique original, y compris les mises à jour en temps réel, tout en permettant un positionnement précis dans notre interface.

4. Automatisation complète avec la fonction INDIRECTE()

Maintenant que nous avons créé notre image dynamique avec l'outil Appareil photo, nous allons automatiser le processus pour que le graphique change automatiquement en fonction de notre sélection dans la liste déroulante.

Cette automatisation utilise une approche élégante qui combine la fonction INDIRECT() avec l'outil Appareil photo.

En effet, cette fonction INDIRECT() permet de créer des références dynamiques à partir d'un texte, ce qui est exactement ce dont nous avons besoin pour pointer vers nos graphiques situés sur différentes feuilles.

Dans notre cas, nous allons utiliser cette fonction pour construire dynamiquement une référence vers la feuille sélectionnée dans notre liste déroulante. Lorsque l'utilisateur choisira "Évolution des ventes par mag." dans la liste, notre formule pointera automatiquement vers la plage correspondante de cette feuille.

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, nous n'allons pas simplement insérer cette formule dans une cellule, mais directement dans une plage nommée ! Cette technique avancée permet de créer une référence qui s'adapte automatiquement au contenu de notre liste déroulante.

Pour cela, nous nous rendons dans l'onglet "Formules" du ruban Excel, puis nous cliquons sur "Gestionnaire de noms".

Une boîte de dialogue s'ouvre, nous permettant de gérer toutes les plages nommées de notre classeur.

Nous cliquons sur "Nouveau" pour créer une nouvelle plage nommée.

Dans le champ "Nom", nous saisissons "Graph".

Ce nom nous servira de référence pour notre système automatisé.

Dans le champ "Fait référence à", nous saisissons la formule suivante :

  =INDIRECT("'"&$I$7&"'!A1:L27") 

Comme nous l’avons vu, cette fonction transforme un texte en référence de cellule.

Pour construire ce texte, nous utilisons des guillemets simples pour entourer le nom de la feuille (nécessaire si le nom contient des espaces) ("'"), et nous récupèrons la valeur sélectionnée dans notre liste déroulante (cellule I7 : $I$7).

Attention de bien utiliser des références absolues (avec les signes $) pour la cellule I7. Si nous ne le faisons pas, la fonction INDIRECT risque de retourner une mauvaise plage de cellules lorsque nous déplacerons ou copierons notre graphique. Pour s'assurer d'avoir une référence absolue, nous pouvons appuyer sur la touche [F4], ou simplement cliquer sur la cellule I7.

Une fois notre formule saisie, nous validons en cliquant sur "OK".

Notre plage nommée "Graph" est maintenant créée et prête à être utilisée.

Pour finir la configuration, il ne reste plus qu'à affecter cette plage dynamique à notre image créée avec l'outil Appareil photo.

Nous sélectionnons l'image sur notre feuille principale, puis nous nous plaçons dans la barre de formule pour retrouver la référence actuelle de l'image, qu’il ne reste plus qu’à modifier par le nom de notre plage dynamique :

 =Graph 

Cette action établit le lien entre notre image et notre plage nommée dynamique. Désormais, chaque fois que nous changerons la sélection dans notre liste déroulante (cellule I7), la fonction INDIRECT() calculera automatiquement la nouvelle référence, et l'image se mettra à jour pour afficher le graphique correspondant.

Une fois la configuration terminée, nous testons notre système en changeant la valeur dans la liste déroulante. Nous devrions voir l'image se mettre à jour instantanément pour afficher le graphique correspondant à notre sélection. Si le changement ne s'opère pas immédiatement, nous pouvons forcer le recalcul en appuyant sur les touches Ctrl+Alt+F9.