Organisez vos évènements avec le « Planificateur d’évènements » (Fichier Excel Professionnel)
Si vous êtes submergé par l'organisation de votre mariage ou de n’importe quel autre type d’évènement, si vous craignez d'oublier des détails importants ou de dépasser votre budget, alors ce que nous allons découvrir ici va transformer votre préparation.
Je vais en effet vous présenter un outil professionnel permettant d'organiser votre mariage comme un véritable chef de projet.
Ce planificateur, que j'ai entièrement conçu dans Excel, vous permettra de maîtriser chaque aspect de votre évènement : budget, invités, planning et prestataires.
Le fichier que nous allons découvrir aujourd'hui n'est pas un simple tableau de calcul.
C'est un véritable système de gestion d'évènement avec des formules automatisées, des tableaux de bord dynamiques et une interface pensée avant tout pour vous faire gagner du temps et éviter le stress.
L'outil est donc parfaitement accessible aux futurs mariés novices tout en offrant des fonctionnalités avancées pour ceux qui souhaitent une organisation millimétrée.
Téléchargement
COMMANDER L'application Excel « Le Planificateur d'évènements » by excelformation.fr :
| « Planificateur d'évènements » Standard | « Planificateur d'évènements » Pro |
Pack Planification |
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|---|---|---|---|
| « Planificateur d'évènements » |  |
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| Déblocage de l'application et personnalisation | |
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→ Le Planificateur Pro (valeur 47€) |
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→ KANBAN Pro (valeur 47€) |
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| Prix |
27€ |
35€ au lieu de 47€ avec le code « PLANIF25 » |
44 € au lieu de 59€ avec le code « PLANIF25 »
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| Prix |
27€ |
47€ |
59€
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Tutoriel Vidéo
1. Découverte du tableau de bord intelligent
Comme nous pouvons immédiatement le constater, l'interface a été pensée pour être intuitive.
Il est ainsi très facile de passer d’un onglet à l’autre en utilisant le menu de navigation présent en haut de chaque feuille.
Vous trouverez également des boutons permettant de sélectionner les données affichées à l’écran au-dessus de chaque tableau de saisie :
Pour réafficher l’ensemble des données, il suffit de cliquer sur l’entonnoir barré :
Ensuite, toutes les informations essentielles sont rassemblées dans l’onglet « Tableau de bord », qui nous présente une vue d'ensemble complète de l'organisation.
Nous y trouvons tous les indicateurs essentiels :
- Le compte à rebours vous rappelle constamment l'urgence des préparatifs. Les 63 jours restants dans notre exemple se calculent automatiquement et se mettent à jour chaque jour.
- Les indicateurs budgétaires vous alertent instantanément en cas de dépassement. Quand le budget ajusté dépasse 100% du budget initial, une alerte visuelle vous prévient qu'il faut reprendre le contrôle.
- Le suivi des invités vous indique en temps réel votre taux de réponse. Avec 140 personnes "En attente" sur 300 invitées, vous savez qu'il faut intensifier les relances pour atteindre les 70% de confirmations recommandées à un mois du mariage.
- L’affichage des prochaines échéances permet de vous guider rapidement sur les prochaines étapes à mettre en place, en particulier lorsque les deadlines sont déjà dépassées
- Enfin, la répartition des dépenses par poste de budget avec une représentation des sommes déjà engagées vous permet de savoir en temps réel où vous en êtes
Cette approche visuelle et centralisée facilite grandement le pilotage de l’organisation de votre évènement.
En un seul coup d'œil, vous savez exactement où vous en êtes et ce qui nécessite votre attention.
Ces indicateurs transforment la gestion de votre évènement en pilotage assisté.
Plus de calculs fastidieux, plus d'approximations : vous disposez d'informations précises pour prendre les bonnes décisions au bon moment.
2. Configuration de votre évènement
La navigation dans ce fichier suit une logique progressive qui vous accompagne dans votre démarche d'organisation.
Nous commençons par définir les informations de base, puis nous structurons le planning, gérons les invités, et enfin nous pilotons le budget, directement depuis l'onglet « Informations » :
Nous arrivons sur une interface de paramétrage où nous saisissons les données fondamentales de notre évènement.
Ces informations serviront de référence à tout le système.
Dès que nous validons la date, le compte à rebours se lance automatiquement dans le tableau de bord.
Que ce soit un mariage classique, une cérémonie ou un évènement professionnel, le fichier s'adapte automatiquement.
Cette liste d’évènement n’est pas exhaustive, et vous pouvez librement saisir tout type d’évènement (conseil d’administration, vœux annuels…)
3. Gestion intelligente du planning
L'onglet « Planning » permet de découvrir le cœur du système.
Nous y trouvons une organisation par phases chronologiques, de 6 mois avant le mariage jusqu'à la veille.
Chaque phase contient les tâches appropriées à cette période, avec leur niveau de priorité et leur budget associé.
Pour suivre l'avancement d'une tâche, nous cliquons simplement sur la colonne « Avancement » et nous saisissons le pourcentage de réalisation.
Le système met automatiquement à jour les indicateurs du tableau de bord.
La colonne « Priorité » utilise une échelle de 1 à 5, où 5 représente les tâches critiques.
Les notes associées à chaque tâche permettent de conserver les informations importantes : contacts des prestataires, montants négociés, détails techniques.
Ces données restent accessibles et organisées tout au long de votre préparation.
Lorsqu’une tâche est terminée, celle-ci apparaît en vert et barrée, et lorsqu’elle présente un retard dans sa réalisation, elle apparaît en rouge.
4. Maîtrise complète des invités
L'onglet « Liste des invités » transforme la gestion de vos convives en un jeu d'enfant.
L'interface présente un tableau avec toutes les informations essentielles : identité, coordonnées, catégorie, statut de réponse, régime alimentaire et besoins d'hébergement.
Pour ajouter un invité, nous saisissons ses informations dans une nouvelle ligne tout en bas, et nous pouvons utiliser les listes de choix lorsque celle-ci sont disponible :
Attention, si la première ligne non vide est située en dessous du tableau (numéro de ligne supérieur à 1000), c’est qu’un filtre est activé, et il faudra d’abord le désactiver, soit à partir des boutons de filtres positionnés au niveau des en-têtes de colonne :
Soit en utilisant les boutons de segment en haut du tableau (clic sur l’entonnoir) :
La colonne « Catégorie » utilise une liste déroulante (Famille, Amis, Collègues) qui facilite la saisie et évite les erreurs.
Le statut de réponse est à actualiser au fur et à mesure que vous recevez les confirmations afin de conserver une présentation de l’avancée des réponses.
Dès qu'un invité passe de "En attente" à "Confirmé", le tableau de bord recalcule automatiquement votre taux de réponse global.
Les informations sur les régimes alimentaires permettent de faciliter vos échanges avec le traiteur.
La composition des groupes (nombre d'adultes et d'enfants) permet de calculer précisément les quantités nécessaires et d'anticiper les besoins spécifiques comme les menus enfants ou les animations.
5. Contrôle du budget
Enfin, l'onglet « Budget » offre une gestion financière et un suivi des dépenses précis.
Le budget est organisé par catégories logiques : Lieu, Repas, Animation, Décoration, Photo, etc.
Ces rubriques ne sont là que pour vous aider, mais vous pouvez tout à fait saisir les rubriques personnalisées dont vous avez besoin pour l’organisation de votre évènement :
Ensuite, vous pouvez indiquer le prestataire du poste de dépense, ainsi que le nom et les coordonnées du contact, le statut du paiement, le budget initialement prévu et les montants réellement engagés.
Les statuts de paiement ("À faire", "Acompte", "Payé") permettent de planifier votre trésorerie.
Vous savez exactement quand prévoir chaque décaissement et quel montant total il vous reste à débourser.
L'évolution mensuelle de vos dépenses vous aide à anticiper les gros postes de dépenses et à étaler vos paiements de manière optimale.
Lorsqu’une dépense est intégralement payée, celle-ci apparaît en vert et barrée, et lorsque le budget initial est dépassé, elle apparaît en rouge.
6. Conclusion
L'outil que nous venons de découvrir ensemble va complètement révolutionner vos différentes préparations d’évènement de toute nature, qu’il s’agisse d’un mariage ou autre.
Ce fichier Excel n'est pas seulement un planning, c'est un véritable assistant personnel qui vous accompagne dans chaque étape de votre organisation.
Le système que j'ai développé automatise tous les calculs complexes, centralise toutes vos informations et vous alerte sur les points d'attention.
Il vous permet de transformer le stress de l'organisation en plaisir de la préparation.
Des milliers de couples ont déjà utilisé des méthodes similaires pour organiser leur mariage, via des outils vendus nettement plus cher.
Ils ont économisé des centaines d'heures de travail, évité les oublis coûteux et vécu leur jour J en toute sérénité.
Je l'ai conçu pour être accessible à tous, que vous soyez organisé naturellement ou que vous partiez de zéro.
L'interface intuitive et les automatismes intégrés font que même les plus novices peuvent l'utiliser efficacement dès le premier jour.
Vos évènements méritent une organisation parfaite, et c'est exactement ce que je vous propose aujourd'hui.
Et la bonne nouvelle, c’est que le fichier est disponible dès maintenant sur Excelformation.fr.
Vous le trouverez en deux versions : la version standard et la version pro.
Les deux versions proposent les mêmes fonctionnalités et sont totalement fonctionnelles, mais la différence c’est que la version pro peut-être débloquée pour découvrir les « coulisses » d’une application Excel de qualité professionnelle, que vous pourrez également adapter et personnaliser en fonction de vos besoins.
Vous pouvez également obtenir le pack « Planification ultime », la suite ultime pour une organisation sans faille
En effet, ce pack qui transformera votre productivité avec des trois applications Excel professionnelles (d’une valeur totale de 141€) est conçu pour répondre à tous vos besoins de planification et de gestion de projets.
Vous y trouverez ainsi :
- Le Planificateur Pro est votre guide pour organisation personnelle ou professionnelle complète, de la vision annuelle jusqu'aux tâches quotidiennes. Il transforme la gestion de votre quotidien avec des statuts personnalisables pour vos projets maison, vacances ou objectifs personnels. Ses vues multiples s'adaptent à tous vos besoins d'organisation, avec un accès VBA pour les passionnés d'Excel souhaitant personnaliser l'outil.
- Kanban Pro révolutionne votre productivité en transformant corvées domestiques et projets en système visuel motivant. Organisez les tâches ménagères familiales, suivez vos projets de bricolage ou gérez vos obligations administratives par colonnes de statut. La vue calendrier facilite la planification de vos week-ends et la collaboration familiale devient fluide grâce aux filtres intelligents.
- Enfin, inutile de vous présenter le Planificateur d'Événements Pro, qui est justement l’objet de cette présentation et qui est votre compagnon pour tous vos évènements, de l'anniversaire au mariage.
Ces trois outils sont totalement complémentaires, car avec Le Planificateur Pro, vous pourrez établir votre vision stratégique sur l'année entière, vous permettant de définir vos grands objectifs et échéances importantes. Cette vue d'ensemble devient le socle de votre organisation. Ensuite, Kanban Pro traduit cette stratégie en actions concrètes quotidiennes. Les tâches issues de votre planification annuelle trouvent leur place dans le flux visuel Kanban, avec un suivi en temps réel de leur avancement. Et en fin le Planificateur d'Évènements gère vos projets qui nécessitent une approche dédiée : mariages, évènements professionnels, lancements de produits. Ces projets sortent du flux quotidien, mais restent intégrés dans votre vision globale.
Vous pourrez également profiter de l’offre de lancement exceptionnelle, en saisissant le code « PLANIF25 » au moment de la commande pour obtenir une remise incroyable, jusque vendredi minuit seulement !