Comment construire un rapport cliquable à la souris sur Excel
Dans ce tutoriel nous allons voir comment transformer un tableau de données classique en un rapport personalisable et ajustable en moins de 10 minutes.
Pas besoin de formules complexes : nous utiliserons des outils intégrés d’Excel comme les sous-totaux dynamiques et la mise en forme conditionnelle, qui permettent d’automatiser la construction de ce type de document de manière rapide et efficace.
Téléchargement
Vous pouvez télécharger le fichier d'exemple de cet article en cliquant sur le lien suivant :
Tutoriel Vidéo
1. Présentation
Pour illustrer ce tutoriel, imaginez que vous deviez gérer une librairie et que vous souhaitiez analyser les ventes par vendeur et par genre littéraire.
Voici le tableau Excel :
Pour faciliter la lecture de ce rapport, nous allons commencer par trier les données.
L’objectif est ici de regrouper les ventes par vendeur, puis par genre.
- Étape 1 : Sélectionner les données : Nous appuyons sur [Ctrl]+[A] pour sélectionner tout le tableau. (Si vos données ont des en-têtes, Excel les détectera automatiquement.)
- Étape 2 : Accéder au tri personnalisé : Nous nous rendons dans l’onglet Données, puis cliquons sur Trier et filtrer > Trier.
- Étape 3 : Configurer les niveaux de tri : Dans la fenêtre qui s’ouvre, nous choisissons :
- Premier niveau : « Trier par » Vendeur (Ordre A à Z).
- Deuxième niveau : Cliquons sur Ajouter un niveau, puis « Trier par » Genre (Ordre A à Z).
Pourquoi trier dans cet ordre ? Cela permet d’abord de regrouper tous les résultats par vendeur, puis de classer leurs ventes par catégorie. C’est essentiel pour les sous-totaux que nous ajouterons après !
2. Ajout de Sous-Totaux Dynamiques
Maintenant, nous allons calculer automatiquement le chiffre d’affaires moyen par vendeur et par genre.
Nous pourrions tout à fait effectuer cette opération manuellement, mais Excel a une fonction magique pour ça, ce qui va nous permettre de gagner beaucoup de temps, en particulier sur de grandes bases de données !
Étape 1 : Ouvrir l’outil Sous-total : Nous sélectionnons à nouveau les données ([Ctrl]+[A]), puis allons dans Données > Sous-total (tout à droite du menu Ruban).
- Étape 2 : Paramétrer les sous-totaux par vendeur : Dans la fenêtre :
- À chaque changement de : Choisissons Vendeur.
- Utiliser la fonction : Sélectionnons Moyenne (pour le CA moyen).
- Ajouter un sous-total à : Cochons Chiffre d’affaires (€) et Unités vendues.
- « Attention à ne pas cocher ‘Remplacer les sous-totaux actuels’ ! Nous voulons ajouter des niveaux, pas écraser les données. »
Ensuite, nous validons en appuyant sur le bouton [OK].
Le résultat est immédiat, Excel insère des lignes de sous-totaux après chaque vendeur.
De plus, à gauche, des numéros 1, 2, 3 apparaissent : c’est la hiérarchie.
- Niveau 3 : Toutes les données.
- Niveau 2 : Les sous-totaux par vendeur.
- Niveau 1 : La moyenne générale.
Nous pouvons tester en cliquant sur le niveau 2 de manière à ne conserver à l’écran que les résultats par vendeur.
Parfait pour un résumé rapide !
Maintenant, ajoutons encore un sous-niveau par genre en répétant les opérations précédentes (Données > Sous-total), mais cette fois :
- À chaque changement de : Genre.
- Décocher : Remplacer les sous-totaux actuels.
Et voilà, nous avons maintenant 4 niveaux de hiérarchie insérés automatiquement par Excel.
Nous pouvons ainsi constater que pour Sophie, nous retrouvons ses résultats par genre (Polar, Roman…), puis son total.
Attention, si les sous-totaux ne s’affichent pas, vérifiez que vos données sont bien triées dans l’ordre (vendeur > genre). Sinon, Excel ne peut pas regrouper correctement. »
3. Mise en Forme Visuelle Pro
Comme vous pouvez le constater ici, notre rapport est fonctionnel… mais un peu triste.
Transformons-le avec des couleurs et des graphiques intégrés !
Étape 1 : Barres de données pour le Chiffre d’Affaires : Nous sélectionnons la colonne Chiffre d’affaires (€) (sans les en-têtes). Ensuite, nous allons dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Barres de données > Remplissage uni (bleu).
Les barres donnent une visualisation immédiate des performances. La longueur de la barre correspond au montant. Même les sous-totaux sont inclus !
Étape 2 : Échelle de couleurs pour les Unités Vendues : Maintenant, nous sélectionnons la colonne Unités vendues, puis choisissons Mise en forme conditionnelle > Échelles de couleurs > Vert - Blanc.
« Le vert foncé indique les ventes les plus élevées. C’est idéal pour repérer les best-sellers d’un coup d’œil. »
Si vous souhaitez modifier ces couleurs, cliquez sur Gérer les règles dans le menu déroulant. Vous pouvez ajuster les couleurs et les seuils. »
Maintenant, en réduisant la hiérarchie au niveau 2, nous pouvons constater que les barres et couleurs s’adaptent automatiquement.
Essayez : vos sous-totaux deviendront des indicateurs visuels clés ! »
Et voilà ! En moins de 10 minutes, nous avons transformé un tableau brut en un rapport interactif et esthétique. Ces techniques fonctionnent pour n’importe quel secteur : ventes, gestion de stock, suivi sportif…