Les tableaux croisés dynamiques, c’est facile !

Le tableau croisé dynamique, souvent appelés TCD (ou Pivot Table en anglais) est une des fonctionnalités les plus puissantes d’Excel. Elle permet de synthétiser des données brutes sous la forme d’un tableau élaboré et personnalisé. Nous allons voir dans cet article que son utilisation est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît, et qu’elle s’avère vite indispensable lorsqu’il s’agit d’analyser des masses importantes d’informations avant de prendre une décision.

 

1 – Les tableaux croisés dynamiques, pour quoi faire ?

 

Comme nous venons de le voir en préambule, un tableau croisé dynamique permet de représenter sous une forme synthétique et claire une table de données. Les bénéfices apportés par le tableau croisé dynamique sont nombreux :

  • Regroupement de données suivant des catégories,
  • Faire des opérations sur les données (sommes, comptages, …)
  • Automatisation de totaux et de sous-totaux,
  • Mises-en-forme élaborée,
  • Actualisation simplifiée des données sources,
  • Connexion à une base de données externe

 

2 – Votre premier TCD en six clics seulement

 

La création et l’utilisation d’un tableau croisé dynamique suppose que vous disposiez au préalable d’une table de données dans laquelle Excel puisera les données sources qui vont lui permettre d’alimenter le tableau croisé dynamique. La logique des tableaux croisés dynamiques est donc de séparer d’un côté les données en elles-mêmes et d’un autre côté leur présentation :

  • Les données sont saisies sous la forme d’une table des données, c’est-à-dire un simple tableau en une seule dimension dans lequel chaque ligne représente un enregistrement. Pour être correctement utilisée comme source de données du TCD, chaque colonne doit posséder un en-tête unique (titre de colonne), et il ne doit pas y avoir de ligne ou colonne vide pour qu’Excel puisse identifier simplement les limites du tableau de données. Enfin, il ne faut pas mélanger les types de données contenues dans une même colonne, en d’autres termes, si une colonne composée de données numériques contient également des données textuelles, Excel va considérer que l’ensemble de la colonne est de type textuel et de pourra pas effectuer de calcul sur celle-ci.
  • Le TCD qui peut prendre un grand nombre de dimension et qui ordonne les données puisées dans la table de données.

Pour notre exemple, nous allons partir d’une liste simple qui reprend l’ensemble des ventes réalisés par les commerciaux (nombre de ventes, Chiffre d’affaires réalisé et montant des commissions) :

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Nous allons maintenant construire notre premier TCD en six clics seulement :

  • Clic 1 : Sélectionner n’importe quelle cellule du tableau

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  • Clics 2 et 3 : Cliquer sur l’onglet « Insérer » dans le Ruban, puis sur « Tableau croisé dynamique » 

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  • Clic 4 : Dans la fenêtre de création de tableau dynamique qui s’affiche à l’écran, cliquer simplement sur le bouton « OK ». Si votre table de donnée est correctement construite, c’est-à-dire avec un titre pour chaque colonne, et sans ligne vide, Excel détermine automatiquement la plage de données qui doit lui servir de source pour la construction du TCD (ici la plage $A$1:$E$19). Si ce n’est pas le cas, cliquer sur « Annuler », sélectionner la bonne plage puis cliquer à nouveau sur le bouton « Tableau croisé dynamique » du menu « Insérer ».

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Par défaut, Excel va proposer de créer le TCD dans une nouvelle feuille, afin que le TCD n’influe pas avec des données déjà existantes. Pour utiliser la même feuille, cliquer sur « Feuille de calcul existante », puis choisir une cellule à partir de laquelle Excel va venir intégrer le TCD.

  • Clics 5 et 6 : le TCD est maintenant créé, mais il est vide de toute information. Pour le remplir de manière automatique, il suffit simplement de cliquer sur les champs à ajouter, dans la zone « Champs de tableau croisé dynamique » située à droite de l’espace de travail.

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De manière totalement transparente, Excel a analysé les données, et a compris que le champs « Commercial » correspond à un libellé de champs, et que le « CA » est l’élément de données à synthétiser. Lors de cette analyse, les valeurs textuelles sont automatiquement insérées dans la zone « Ligne », les dates et les heures dans la zone « Colonne » et enfin, les valeurs numériques sont insérées dans « Valeurs ».

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Il est également possible d’aller encore plus vite en utilisant la suggestion de tableaux croisés dynamiques d’Excel. Pour cela, procédez comme nous venons de le voir ci-dessus, mais au niveau du Clic 3, choisissez plutôt le bouton « Tableaux croisés dynamiques ». Excel va alors analyser les données pour proposer une série de tableaux croisés dynamiques prêts à l’emploi. Choisissez celui qui convient le mieux à vos données, puis cliquez sur « OK ».

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Si vous regardez attentivement le TCD crée, vous constaterez que l’intitulé de la colonne représentant le montant des ventes est « Somme des CA », et non pas simplement « CA ». Cela permet de savoir d’un seul coup d’œil l’opération qu’Excel effectue sur les données. Nous verrons plus bas dans cet article l’ensemble de ces opérations.

 

3 – Pour aller plus loin

 

Le TCD très sommaire que nous venons de construire en seulement quelques clics nous affiche désormais le montant des ventes réalisées par chaque commercial avec une ligne de totalisation. Nous n’avons ici qu’à peine effleuré la puissance de l’outil de création de tableaux croisés dynamiques.

Nous allons maintenant voire comment aller encore plus loin.

Pour commencer, nous désirons pouvoir consulter les ventes réalisées par chaque commercial (comme c’est déjà le cas ici), mais également par pays. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser un tableau à deux dimensions (les commerciaux sur les lignes, les pays sur les colonnes).

Pour cela, il convient de procéder de la manière suivante :

  • Mettre le curseur sur le champs « Pays »,
  • Le glisser dans la zone « Colonnes »

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Notre TCD présente désormais les ventes réalisées par chaque commercial et par pays, avec les totaux respectifs.

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L’objectif à présent est de connaître la marge nette dégagée par chaque commercial. Pour ce faire, il convient de procéder de la manière suivante :

  • Décocher la case « Pays » si elle est encore sélectionnée après l’exemple précédent,
  • Faire glisser le champs « Commission » dans la zone « Valeurs »

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  • Une nouvelle colonne apparaît dans le TCD avec le montant des commissions prélevées par chaque commercial 

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  • Maintenant nous voulons connaître ce que chaque commercial dégage comme bénéfice en calculant la différence (c’est-à-dire en effectuant la soustraction) entre le montant des ventes réalisées et le montant des commissions que nous allons lui reverser. Pour cela, sélectionner le menu spécial « Analyse » qui apparaît lorsqu’un TCD est sélectionné, puis dans le groupe « Outils », cliquer sur « Calculs » / « Champs, éléments et jeux » / « Champ calculé ». 

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  • Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît à l’écran, remplir les champs comme montré ci-dessous :
    • Zone Nom : saisir le nom à donner au champs calculé (« Bénéfice »)
    • Zone Formule : saisir la formule désirée, en l’occurrence ici nous voulons connaître la différence entre les ventes réalisées par les commerciaux, et le montant des commissions que nous allons devoir leur reverser (donc la formule « =CA-Commission »). Pour saisir les champs sans erreur, il est possible de double-cliquer sur l’un d’entre eux pour l’insérer automatiquement. Si un champ est constitué de plusieurs mots, il est à encadrer par des apostrophes.
    • Cliquer sur le bouton « OK » 

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Voici le résultat auquel vous devriez arriver :

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Pour trier les commerciaux en fonction de leur performance, cliquer sur le menu déroulant de l’en-tête « Etiquettes de lignes », puis choisissez « Options de tri supplémentaires… ».

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Dans la fenêtre qui s’affiche, choisir l’Option « Descendant (de Z à A) par : », puis dans le menu déroulant sélectionner le champs « Bénéfice » que nous venons juste d’ajouter au TCD, et valider en cliquant sur le bouton « OK »         :

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4 – Les différents types d’opérations

 

Comme nous l’avons déjà abordé un peu plus haut, par défaut lorsqu’Excel détecte qu’une colonne de données est de type numérique, il va présenter ses données en effectuant une somme. Pour les besoins d’une analyse plus poussée, il peut être utile de réaliser d’autres types d’opérations. Pour cela, il faut effectuer un double-clic sur une en-tête de colonne du TCD pour afficher la fenêtre suivante :

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Voici le détail des opérations disponibles :

  • Somme : consiste à additionner toutes les valeurs de la colonne qui répondent aux différents critères du TCD. C’est l’opération la plus courante et celle que nous utilisons dans nos exemples depuis le début,
  • Nombre : consiste à compter le nombre d’enregistrements de la colonne qui répondent aux différents critères du TCD (permet par exemple de connaître le nombre de pays dans lesquels un commercial réalise des affaires),

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  • Moyenne : consiste à présenter la moyenne des enregistrements de la colonne qui répondent aux différents critères du TCD (par exemple le CA moyen réalisé par chaque commercial),

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  • Max : consiste à présenter l’enregistrement le plus élevé de la colonne en fonction des différents critères du TCD,
  • Min : consiste à présenter l’enregistrement le moins élevé de la colonne en fonction des différents critères du TCD,
  • Produit : consiste à multiplier entre eux l’ensemble des enregistrements de la colonne en fonction des différents critères du TCD. Les nombres représentés peuvent très rapidement atteindre des niveaux très élevés, au point qu’Excel puisse être dans l’impossibilité de les afficher (Excel stock les valeurs numériques sur 15 chiffres uniquement, et arrondi au besoin, voir cet article pour plus d’informations https://www.excelformation.fr/comprendre-les-types-de-cellules-d-excel.html). Ce type de calcul n’a pas grand intérêt dans nos exemples,

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  • Les autres opérations disponibles permettent de répondre à des besoins plus pointus (« Chiffre » permet de compter le nombre d’enregistrements comme le ferait l’opération « Nombre » mais en ne considérant que les valeurs numériques, « Ecartype » pour calculer l’écart type d’un échantillon, « Ecartypep » l’écart type d’une population, « Var » la variance d’un échantillon, et enfin « Varp » la variance d’une population).

 

5 – Sélectionner les données

 

Par défaut tous les enregistrements contenus dans la base de données source sont repris dans le TCD, mais il est très simple de filtrer uniquement des données qui répondent à un ou plusieurs critères.  

Pour insérer un filtre sur les données, il convient de procéder de la manière suivante :

  • Cliquer sur le symbole en forme de triangle situé dans le coin inférieur-droit de la cellule contenant l’en-tête du champ.
  • Dans le menu contextuel qui s’affiche, cocher les valeurs de champs à afficher et décocher les valeurs qui n’ont pas à figurer dans le TCD.

Par exemple, dans l’illustration ci-dessous, nous allons choisir de filtrer les pays pour en exclure les ventes réalisées avec la Belgique.

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Il est également possible de mettre en place un filtre sur un champ qui ne fait pas parti du tableau croisé dynamique que nous sommes en train de construire. Pour ce faire, il suffit de faire glisser ce champ dans la zone « Filtres » de la fenêtre de création du tableau croisé dynamique. Vous pouvez alors constater l’apparition d’une nouvelle ligne en haut du TCD avec le champ que vous venez de glisser. Procédez ensuite comme nous l’avons vu juste ci-dessus pour sélectionner les champs qui doivent être affichés et ceux qui doivent rester masqués.

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Par défaut, lorsqu’un champ est glissé dans la zone des filtres, un seul champ peut être sélectionné. Pour en choisir plusieurs, cochez la case « Sélectionner plusieurs éléments ».

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Pour notre exemple, nous pouvons ainsi simplement choisir de n’afficher que les lignes pour lesquelles un minimum de 3000 ventes a été réalisé.

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6 – Grouper les données

 

Il peut arriver que nous ayons besoin de grouper certaines données de lignes ou de colonnes les unes avec les autres (par exemple pour réunir les pays qui appartiennent à un même continent les unes avec les autres).

Pour ce faire, commencez par sélectionner les données que vous désirez regrouper (si elles ne sont contigües entre elles, maintenez la touche « Ctrl » du clavier enfoncé). Ensuite, à l’aide du bouton droit de la souris, sélectionnez « Grouper ».

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Vous pouvez également utiliser le Ruban (« Analyse » / « Groupe » / « Grouper la sélection »).

Excel formation - les tableaux croiss dynamiques c est facileA présent, les données choisies sont regroupées ensembles. Vous pouvez simplement renommer un groupe en sélectionnant son étiquette et en tapant le nom adéquat.

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Pour masquer le détail d’un groupe, cliquez sur le signe « - » devant son étiquette. Pour l’afficher à nouveau, il suffit de cliquer le signe « + ».

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7 – Insérer de nouveaux enregistrements

 

Comme nous venons juste de le voir, le TCD met en forme des données issues d’une base de données source. Mettre à jour le tableau lors de chaque changement dans cette base demanderait trop de ressources à Excel. Pour ne pas multiplier les ralentissements, Excel duplique les données dans une zone de cache qui nécessitera d’être réactualisée manuellement à chaque fois que des nouvelles informations seront saisies, supprimées ou modifiée. Cette actualisation peut s’effectuer de deux manières différentes :

  • Soit en sélectionnant le bouton « Actualiser » présent dans l’onglet « Analyse » du ruban (cet onglet n’est visible que lorsqu’un tableau croisé dynamique n’est sélectionné, il convient donc au préalable de cliquer sur une des cellules de ce TCD),

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  • Soit en sélectionnant ce même bouton « Actualiser », mais cette fois-ci au sein du menu contextuel qui s’affiche lorsque l’on effectue un clique-droit avec le bouton droit de la souris sur une cellule du TCD 

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Pour ajouter une ligne de données au TCD, il existe trois façons de faire. Les deux premières sont lourdes et pas vraiment intuitives, nous ne ferons que de les citer, tandis que la troisième est bien plus pratique à utiliser et plus puissante :

  • La première façon de faire consiste à insérer une ligne sous le tableau, puis de redéfinir la plage de cellules à utiliser (onglet « Analyse » du ruban / « Changer la source de données » / « Changer la source de données… »).

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  • La seconde façon de faire consiste à insérer une nouvelle ligne au milieu du tableau pour insérer des données (clic-droit sur un libellé de ligne, par exemple le numéro de la ligne « 10 », puis cliquer sur « Insertion »). 

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Si les données du tableau suivent un ordre défini, il faudra alors les trier manuellement après avoir insérer cet enregistrement.

  • Enfin, la troisième et meilleure façon de faire consiste à transformer la base de données source en un tableau de données Excel. Pour plus d’informations, je vous invite vivement à consulter cet article qui aborde la notion de tableau de données dans le détail.

Pour transformer notre plage de données en tableau de données Excel, procédez de la manière suivante :

  • Sélectionner une cellule du tableau
  • Cliquer sur « Insérer » puis « Tableau » dans le ruban
  • Dans la fenêtre qui s’affiche, laisser cochée la case « Mon tableau comporte des en-têtes » et cliquez sur le bouton « OK »

Avec cette manière de procéder, il vous suffira d’ajouter un enregistrement sous le tableau pour automatiquement redéfinir la plage de cellule utilisée pour alimenter le tableau croisé dynamique.

 

8 – Mettre en forme le TCD

 

Dans la plupart des cas, la mise-en-forme par défaut conviendra largement. Mais il est évidemment possible de personnaliser complètement son apparence à partir du menu « Création » qui s’affiche dans le ruban lorsqu’un TCD est sélectionné.

Voyons quels en sont les principales options de personnalisations :

  • Sous-totaux : permet d’activer ou non la présence de sous-totaux lorsqu’il y a des changements de catégories,
  • Totaux généraux : permet d’activer ou non la présence des totaux généraux du tableau. Les totaux de lignes s’affichent à droite du tableau, tandis que les totaux des colonnes s’affichent en bas, sur la dernière ligne du tableau,
  • Disposition du rapport : permet de personnaliser le type de tableau voulu, c’est-à-dire sous la « forme compactée » (qui est la forme par défaut sur les dernière versions d’Excel) avec les étiquettes de lignes disposées dans une seule et même colonne, en « mode plan » qui ressemble fortement à la forme compactée, à la différence que chaque étiquette de ligne se retrouve dans une colonne différente et enfin la « forme tabulaire » qui est un tableau plus classique. Pour ces deux derniers modes d’affichage uniquement, il est également possible de choisir de répéter les étiquettes d’éléments, lorsque ceux-ci possèdent plusieurs éléments

La forme compactée :

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Le mode plan :

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La forme tabulaire

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La forme tabulaire avec une répétition des étiquettes d’éléments

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  • Le groupe « Options de style de tableau croisé dynamique » permet d’automatiser la mise en évidence des en-têtes de lignes et de colonnes du TCD et de choisir changer le fond d’une ligne sur deux (ou d’une colonne sur deux) afin d’en faciliter la lecture,

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  • Pour changer rapidement l’apparence du TCD, vous pouvez choisir parmi les nombreux styles proposés par défaut par Excel. Il suffit de les survoler avec le curseur de la souris pour afficher en temps réel un aperçu du rendu sur votre tableau croisé dynamique. 

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Il est également possible de créer vos propres styles que vous pourrez réutiliser dans vos autres fichiers Excel, en sélectionnant l’option « Nouveau style de tableau croisé dynamique ».

 

9 – Pour résumer

 

Voici quelques rappels importants concernant la construction des tableaux croisés dynamiques :

  • Un TCD permet de synthétiser et de mettre en forme des données issue d’une table de données,
  • Les colonnes de la table des données doivent toutes posséder un titre, et il ne doit pas y avoir de ligne vide, ni de colonne vide,
  • Utiliser les tableaux de données Excel simplifie l’ajout de données (nouvelles lignes ou nouvelles colonnes) en redéfinissant automatiquement la plage des cellules sources. Sinon, cette plage de cellule sera à modifier manuellement après chaque enregistrement

 



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