Excel VS Bases de données (Faut-il utiliser Excel pour gérer une base de données ?)

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Excel est un outil merveilleux, grâce à lui nous pouvons gérer au quotidien des données numériques plus ou moins complexes sans trop de difficultés. En revanche, il ne faut pas le confondre avec un véritable outil de gestion de base de données, sous peine de se heurter rapidement à ses limites et même de mettre en danger la pérennité du système d’informations. C’est ce que nous allons maintenant détailler dans cet article.

 

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1. Introduction

Dans son ADN, Excel permet d’enregistrer des informations sous la forme de tableaux, puis d’extraire celles-ci pour pouvoir les exploiter, que ce soit dans des tableaux, des graphiques, ou même encore dans des tableaux de bord.

Cet usage est donc très proche de ce qu’un gestionnaire de base de données est capable de nous offrir.

Mais pour autant, il s’agit bien de types d’applications différentes, chacune ayant ses propres caractéristiques, avec ses avantages et ces inconvénients.

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2. Qu’est-ce qu’un tableur ?

Pour commencer, revenons sur la notion de tableur qui englobe un certain nombre d’applications, dont fait justement parti notre application préférée : Excel.

Un tableur est une application qui permet de manipuler et de présenter des informations numériques (du moins dans la plupart des cas), sous la forme de tableaux ou de graphiques.

Ces données sont présentées à l’intérieur de feuilles de calculs composées d’un grand nombre de cellules, lesquelles peuvent contenir diverses informations (nombre, dates, textes,…).

La force du tableur par rapport à d’autres applications de présentation des données (comme Word ou PowerPoint), réside dans sa capacité à effectuer des calculs plus ou moins complexes.

Nous utiliserons donc un tableur pour effectuer des calculs, présenter des informations sous la forme de tableaux, ou de graphiques, réaliser des synthèses rapides, etc…

Les tableurs sont des outils puissants dont l'utilisation basique est pourtant relativement accessible à tous les utilisateurs.

Mais évidemment, Excel n’est pas le seul tableur du marché, il existe bien d’autres, dont les plus célèbres sont :

  • Google Sheet
  • Open Office et LibreOffice
  • Apple Numbers

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Ces derniers, qu’ils soient payants ou gratuits sont de plus en plus performants, et même s’ils sont encore loin d’être puissants qu’Excel, ils pourront sans problème répondre aux besoins de nombreux utilisateurs.

De nos jours, il est même possible d’utiliser Excel, ou ses concurrents sur des supports aussi variés qu’une page internet, une tablette ou encore un smartphone.

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Les éditeurs de tableurs ont en effet entrepris depuis quelques années une démarche de simplification dans leur utilisation, afin de permettre d’être accessibles au plus grand nombre d’utilisateurs.

 

3. Qu’est-ce qu’une base de données ?

De l’autre côté, nous retrouvons donc un autre type d’applications qui sont les gestionnaires de bases de données et qui permettent donc de manipuler des bases de données.

Ici, l’objectif n’est pas de présenter de manière exhaustive la notion de base de données, mais uniquement d’en définir les grandes lignes, afin de permettre d’effectuer le choix le plus adapté pour l’enregistrement et l’exploitation de vos données.

Tout d’abord, il faut savoir que lorsque nous parlons de base de données, nous faisons référence à un ensemble d'informations structurées sous la forme de tables, elles-mêmes composées de lignes (les enregistrements) et de colonnes (les champs)

Pour illustrer le fonctionnement d’une base de données, imaginons le répertoire d’enregistrement des coordonnées des clients d’une entreprise :

  • Le répertoire en soit peut-être la base de données s’il s’agit de la seule information stockée, ou alors d’une table parmi d’autres (table des ventes, table des factures…)
  • Au sein de cette table, nous retrouverons les différentes lignes qui vont nous permettre d’enregistrer les coordonnées de tous les clients de l’entreprise. Chaque client représente ici un enregistrement de la table.
  • Enfin, toutes les informations que nous allons stocker pour ces enregistrements vont constituer les champs de la table (Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Numéro de téléphone…).

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Mais contrairement aux données contenues dans un tableur, ici les informations sont indexées afin de permettre d’obtenir les informations souhaitées de manière simple et rapide.

Les différentes tables de la base de données pourront alors être reliées entre elles par des clés.

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Par exemple, un numéro de client permettra de retrouver les coordonnées de ce dernier dans la table des factures, mais également les achats réalisés par celui-ci, les factures correspondantes, le nombre de points cumulés sur sa carte de fidélité, etc.

Il existe des bases de données de toutes tailles, certaines pouvant sans problème contenir des millions, voir des milliards d’enregistrements… pour une seule journée ! En effet, d’après un responsable de l’infrastructure de Facebook, le réseau social aux milliards d’utilisateurs est capable d’enregistrer chaque jour 2,7 milliards de clics sur le bouton « J’aime », de gérer 300 millions de photos mises en ligne et pas moins de 2,5 milliards de contenus partagés, ce qui représente un total de 500 To d’enregistrements quotidien ! Un record…

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Pour intervenir sur ces données, c’est-à-dire pour les saisir, les consulter, les modifier ou encore les supprimer, nous devrons utiliser des requêtes. Il s’agit de commandes exprimées dans un langage compréhensible par le gestionnaire de la base de données, le plus célèbre de ces langages étant le SQL.

Le fait de séparer la base de données à proprement parler des applications exploitant ces informations présente un certain nombre d’avantages :

  • Tout d’abord, cela permet d’améliorer la sécurité de la base en permettant de définir des règles dédiées en matière de sauvegarde, d’entretien, de nettoyage etc… La base de données dispose également de ces propres règles d’accès et d’autorisations.
  • Cela permet également à plusieurs systèmes indépendants les uns des autres de cohabiter sur la base d’une base de données commune
  • Cela permet aussi à plusieurs utilisateurs d’accéder en même temps à la base de données

 

4. Synthèse

Maintenant que nous venons de voir rapidement en quoi consistent un tableur et une base de données, voyons quels sont les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux :

 

Tableur

Base de données

Comment sont organisées les données ?

aDans des cellules de feuilles de calcul

aDans des tables

Mode de saisie des données

aDirecte

aVia des requêtes (langage type SQL)

Mode d’extraction des données

aDirecte

aVia des requêtes (langage type SQL)

Facilité d’utilisation

aAssez simple

aComplexe par défaut, nécessite la maîtrise d’un langage ou d’un outil intermédiaire.

aDevient très simple si application intermédiaire performante

Accès simultané

aMono utilisateur (par défaut)

aMulti utilisateurs

Limitation

aNombre de cellules de la feuille

aAucune limite théorique

Performance

aBonne pour un nombre restreint de données

aMoyenne à mauvaise sur de grandes bases car Excel consomme des ressources importantes pour la présentation de son interface graphique

aBonne

Facilité de mise en œuvre

aTrès facile

aAssez complexe, nécessite une réflexion préalable assez poussée

Évolution et correction

aTrès facile

aComplexe et limitée

Confidentialité

aFaible par défaut, forte si mise en place de cryptage

aForte, car gestion des droits directement sur la base de données

Préservation des données

aRisque de perte de données en cas de plantage. Nécessite des sauvegardes régulières.

aRisque de perte des données également en cas de fichier corrompu

aBase constamment à jour après chaque requête

aContrôles réguliers de l’intégrité de la base (empêcher la suppression de données utilisées dans d’autres tables etc.…). C’est ce que l’on appelle l’intégrité référentielle.

 

5. Quelle application pour quel usage ?

Les caractéristiques principales à retenir pour faire un choix entre ces deux technologies sont donc les suivantes :

  • Le tableur permet de mettre en place des analyses rapidement, sans trop de difficulté et sera parfaitement adapté pour un nombre de données limité
  • La base de données en revanche est fondamentalement plus complexe à mettre en place, et sera à réserver pour l’analyse de grandes données, avec un besoin en performance plus important

Enfin, de nos jours il existe des solutions qui permettent de profiter des avantages de chacune de ces technologies en faisant abstraction des limitations.

Nous pouvons par exemple citer l’outil Power Query qui permet de connecter directement Excel avec une base de données afin de pouvoir extraire très simplement des informations utiles.

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