Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment gagner du temps dans Excel grâce à 10 raccourcis que nous pouvons utiliser au quotidien.
Nous allons commencer découvrir comment nous déplacer, sélectionner des données, créer un tableau, modifier un format ou encore compléter des informations automatiquement. Puis nous verrons une limite importante : certaines actions très fréquentes ne disposent pas du raccourci que nous aimerions.
Heureusement, nous découvrirons une méthode pour créer des raccourcis totalement personnalisés et sans limite pour lancer en quelques touches des commandes que nous répétons parfois toute la journée.
Nous allons avancer étape par étape, même si vous débutez sur Excel. Et à la fin, nous verrons comment profiter de ces raccourcis pour supprimer un maximum de petites manipulations répétitives à la rentrée.
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Tutoriel Vidéo
1. Présentation
Pour tester nos raccourcis, nous allons utiliser le tableau de ventes.
Notre exemple ne contient volontairement que quelques lignes afin que nous puissions facilement suivre ce qui se passe à l’écran. Dans un véritable fichier professionnel, nous pourrions évidemment avoir 500, 5 000 ou même 50 000 lignes. C’est justement sur ce type de fichier que quelques secondes économisées sur chaque manipulation commencent à faire une vraie différence.
Notre fichier est maintenant prêt. Nous allons volontairement réaliser différentes manipulations dessus pour découvrir progressivement nos dix raccourcis.
2. Les 7 raccourcis Excel à utiliser au quotidien
2.1. [Ctrl]+[Flèche] : traverser un tableau instantanément
Nous commençons par cliquer dans la cellule A7.
Au lieu d’utiliser la souris pour descendre jusqu’à la dernière ligne, nous appuyons sur [Ctrl]+[↓].
Excel saute immédiatement jusqu’à la dernière cellule remplie de cette zone.
Nous pouvons évidemment faire la même chose avec [Ctrl]+[↑], [Ctrl]+[←] ou [Ctrl]+[→].
Sur douze lignes, le gain paraît faible. Sur plusieurs milliers de lignes, ce raccourci devient vite indispensable.
Attention simplement aux cellules vides : [Ctrl]+[Flèche] se déplace jusqu’à la limite de la zone de données continue et peut donc s’arrêter sur une coupure dans notre tableau.
2.2. [Ctrl]+[Maj]+[Flèche] : sélectionner au lieu de se déplacer
Nous ajoutons maintenant la touche [Maj].
Depuis A7, nous appuyons sur [Ctrl]+[Maj]+[↓].
Cette fois, Excel ne se contente pas de se déplacer : toutes les cellules situées entre notre point de départ et la dernière cellule remplie sont sélectionnées.
Nous pouvons ensuite utiliser [Ctrl]+[Maj]+[→] pour étendre la sélection vers la droite.
C’est beaucoup plus pratique que de faire glisser la souris sur plusieurs centaines de lignes pour copier, supprimer ou mettre en forme une grande plage.
2.3. [Ctrl]+[L] : créer un véritable tableau Excel
Nous cliquons maintenant dans n’importe quelle cellule de notre base, puis nous utilisons [Ctrl]+[L].
La fenêtre « Créer un tableau » apparaît.
Nous vérifions la plage proposée, nous cochons « Mon tableau comporte des en-têtes », puis nous validons avec « OK ».
Notre simple plage devient alors un tableau structuré : les filtres apparaissent, les nouvelles lignes seront automatiquement intégrées et les formules pourront utiliser les noms des colonnes.
Si vous suivez mes vidéos, vous devez savoir à quel point j’affectionne les tableaux structurés, et que ces derniers sont vraiment indispensable pour créer des fichiers de qualité professionnels.
Dans l’onglet « Création de tableau », nous pouvons par exemple donner le nom « Ventes » au tableau.
Nous pourrons alors calculer le total avec :
=SOMME(Ventes[Montant])
C’est beaucoup plus lisible qu’une référence comme $G$7:$G$18.
2.4. [Ctrl]+[1] : accéder directement au format de cellule
Sélectionnons maintenant les nombres de la colonne « Montant », puis appuyons sur [Ctrl]+[1].
Excel ouvre directement la fenêtre « Format de cellule ».
Nous pouvons y choisir un format monétaire, modifier le nombre de décimales, ajouter des bordures, changer l’alignement ou encore créer un format personnalisé.
C’est un raccourci particulièrement pratique lorsque nous mettons régulièrement en forme des reportings.
Attention toutefois : sur un clavier AZERTY français, le chiffre 1 situé sur la rangée supérieure partage sa touche avec le caractère « & ». Pour saisir réellement le chiffre 1, nous devons donc maintenir la touche [Maj].
Concrètement, avec cette touche du clavier, nous appuyons sur :
[Ctrl]+[Maj]+[&]
2.5. [Ctrl]+[E] : compléter automatiquement des données
Ajoutons à droite du tableau une colonne intitulée « Prénom ».
Sur la première ligne, nous saisissons manuellement « Julie », puisque la colonne Commercial contient « Julie MARTIN ».
Nous nous plaçons ensuite sur la ligne suivante et utilisons [Ctrl]+[E].
Excel utilise le « Remplissage instantané » pour détecter notre logique et extrait automatiquement Thomas, Sophie, Lucas, etc.
Nous n’avons écrit aucune formule.
Attention cependant : le résultat n’est pas dynamique. Si le nom d’origine change ensuite, le prénom extrait ne se modifiera pas automatiquement.
2.6. [Alt]+[=] : calculer rapidement un total
Nous nous plaçons maintenant sous notre colonne « Montant » et utilisons [Alt]+[=].
Excel insère automatiquement une fonction SOMME en essayant d’identifier les cellules situées juste au-dessus.
Nous vérifions simplement la plage proposée puis validons avec [Entrée].
C’est particulièrement pratique lorsque nous créons rapidement des totaux dans des tableaux de synthèse.
2.7. [F4] : répéter une action ou verrouiller une référence
Terminons nos raccourcis natifs avec [F4].
Si nous venons par exemple d’appliquer une mise en forme à une cellule, nous pouvons sélectionner une autre cellule puis appuyer sur [F4] pour répéter la dernière action lorsque celle-ci est compatible.
Mais [F4] possède aussi un deuxième rôle lorsque nous saisissons une formule.
Si notre formule contient A1, nous positionnons le curseur sur cette référence puis appuyons plusieurs fois sur [F4]. Excel fait défiler :
$A$1
puis A$1, $A1 et enfin A1.
Nous pouvons donc créer très rapidement des références absolues ou mixtes sans saisir manuellement les signes « $ ».
Attention, sur les claviers réduits de type PC portable, les touches [F1] à [F12] peuvent être dédiées aux fonctionnalités multimédia, il faudra alors appuyer également sur la touche [Fn] du clavier pour activer le raccourci.
3. Aller plus loin avec nos propres raccourcis
Ces sept premiers raccourcis sont très utiles, mais ils mettent aussi en évidence une limite d’Excel.
Nous ne pouvons pas simplement choisir n’importe quelle opération et décider : « À partir de maintenant, cette combinaison de touches lancera cette commande ».
Or certaines petites manipulations peuvent être répétées des dizaines de fois.
C’est justement le principe d’excelShortcut : nous associons les commandes que nous utilisons souvent à des combinaisons de touches faciles à retenir.
3.1. [Ctrl]+[Maj]+[F] : figer les volets
Lorsque nous travaillons sur un grand tableau, nous rencontrons très vite un problème : dès que nous descendons de quelques dizaines de lignes, les en-têtes disparaissent de l’écran.
Nous ne savons alors plus forcément à quoi correspondent les différentes colonnes.
Dans notre exemple, si nous descendons suffisamment loin dans le tableau, nous voyons toujours les valeurs, mais nous ne voyons plus les intitulés « Date », « Commercial », « Région », « Produit » ou encore « Montant ».
La solution consiste à utiliser la fonction « Figer les volets » d’Excel.
Normalement, nous devons nous rendre dans l’onglet « Affichage », cliquer sur « Figer les volets », puis sélectionner l’option correspondante.
Ce n’est pas très long, mais si nous utilisons régulièrement cette commande, nous pouvons aller beaucoup plus vite avec excelShortcut, il nous suffira en effet d’utiliser le raccourci [Ctrl]+[Maj]+[F]
Pour l’utiliser correctement, nous devons d’abord sélectionner la cellule située juste en dessous des lignes et juste à droite des colonnes que nous voulons conserver à l’écran.
Dans notre tableau, si nous voulons simplement conserver la ligne des en-têtes visible lorsque nous descendons, nous sélectionnons par exemple la cellule A7.
Nous utilisons ensuite [Ctrl]+[Maj]+[F]
Les volets sont immédiatement figés.
Nous pouvons maintenant faire défiler notre tableau vers le bas : la ligne contenant les en-têtes reste visible en permanence.
C’est particulièrement pratique lorsque nous travaillons sur des bases comportant plusieurs centaines ou plusieurs milliers de lignes.
Avec excelShortcut, une commande que nous devions normalement aller rechercher dans le ruban devient donc accessible immédiatement avec trois touches.
C’est exactement le type de raccourci qui prend tout son sens lorsque nous manipulons régulièrement de grands tableaux Excel.
3.2. [Ctrl]+[Maj]+[K] : appliquer le format k€
Prenons maintenant une série de montants comme 125 000 €, 845 000 € et 1 250 000 €.
Dans un tableau de bord, nous préférons parfois afficher 125 k€, 845 k€ et 1 250 k€.
Nous pourrions passer par [Ctrl]+[1], choisir « Personnalisée », puis créer notre format.
Mais si nous effectuons cette opération toutes les semaines, nous pouvons simplement associer le format k€ à notre propre raccourci excelShortcut.
Nous sélectionnons les nombres, nous utilisons notre combinaison [Ctrl]+[Maj]+[K], et le format est appliqué directement.
C’est important de comprendre qu’il s’agit bien d’un format d’affichage : la valeur 125 000 reste 125 000 dans Excel. Nous ne divisons donc pas les données par 1 000 et nos calculs restent corrects.
3.3. [Ctrl]+[Maj]+[T] : trier instantanément
Continuons avec une autre opération que nous effectuons très régulièrement dans Excel : trier nos données.
Dans notre tableau de ventes, imaginons par exemple que nous souhaitions afficher les montants du plus petit au plus grand. Nous commençons par cliquer sur une cellule de la colonne « Montant ».
Avec Excel, nous pouvons bien sûr ouvrir le bouton de filtre situé dans l’en-tête de la colonne, puis choisir l’option de tri correspondante.
Mais avec excelShortcut, nous pouvons réaliser cette opération directement au clavier avec le raccourci [Ctrl]+[Maj]+[T]
Excel trie alors les lignes du tableau en fonction de la colonne dans laquelle se trouve notre cellule active.
Si nous sommes positionnés dans la colonne « Montant », les plus petites valeurs remontent en haut du tableau et les plus importantes descendent.
Ce raccourci fonctionne évidemment aussi avec du texte, nous cliquons dans la colonne « Commercial » avant d’utiliser [Ctrl]+[Maj]+[T], Excel effectue cette fois un tri alphabétique de A à Z.
Et si nous avons souvent besoin de faire l’inverse, et afficher en premier les ventes les plus importantes afin d’identifier immédiatement les meilleurs résultats, nous utilisons [Ctrl]+[Maj]+[Alt]+[T]
Cette fois, excelShortcut lance le tri décroissant.
Lorsque nous travaillons avec un tableau Excel structuré, comme celui que nous avons créé précédemment avec [Ctrl]+[L], le tri est particulièrement sûr puisqu’Excel déplace l’ensemble des lignes.
Par exemple, lorsque le montant de 3 596 € remonte en première position, Excel déplace également la date, le commercial, la région, le produit et toutes les autres informations correspondant à cette vente.
Nous ne risquons donc pas de dissocier un montant du commercial auquel il appartient.
C’est aussi pour cette raison que je recommande de transformer autant que possible les véritables bases de données Excel en tableaux structurés avant de commencer à les filtrer ou à les trier.
3.4. BONUS - [Ctrl]+[Maj]+[E] : exporter notre reporting en PDF
Nous terminons avec une opération typique de fin de reporting.
Notre tableau est prêt et nous voulons l’envoyer sans transmettre le classeur Excel complet.
Nous pouvons donc l’exporter en PDF.
Habituellement, nous passons par plusieurs menus avant d’arriver à l’export.
Avec excelShortcut, nous pouvons simplement utiliser le raccourci [Ctrl]+[Maj]+[E].
Une fois le fichier terminé, nous lançons ainsi beaucoup plus rapidement l’export PDF.
L’intérêt d’excelShortcut n’est donc pas simplement d’avoir « encore plus de raccourcis ».
Il est surtout de choisir les raccourcis qui correspondent à notre propre façon de travailler.
En effet, en utilisant me raccourci [Ctrl]+[Maj]+[R], nous pouvons obtenir la liste complète des raccourcis enregistrés, et nous pouvons simplement en ajouter des nouveaux.
4. Profiter de la rentrée pour supprimer les clics inutiles
Nous venons de voir une chose importante : gagner du temps dans Excel ne demande pas forcément de construire des formules compliquées.
Si une opération de cinq secondes est réalisée vingt fois par jour, elle représente déjà 100 secondes quotidiennes. Sur plusieurs semaines, les petites manipulations répétitives commencent à peser.
C’est précisément pour cela que j’ai intégré excelShortcut au « Pack Productivité Maximale x3 ».
Nous y retrouvons également la Barre d’outils by excelformation.fr, qui ajoute directement dans Excel différentes commandes pratiques, ainsi que saveMyFiles, qui permet de conserver automatiquement des clichés de nos fichiers pour retrouver plus facilement une ancienne version.
Et pour cette rentrée, ce pack fait partie de l’offre spéciale RENTREE26.
En utilisant le code RENTREE26 au moment de votre commande, vous bénéficirez de 40 % de réduction sur le Pack Productivité Maximale x3.
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Le même code est également valable sur plusieurs autres packs du site consacrés à Excel, à l’intelligence artificielle et à l’organisation personnelle.
