Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment passer de zéro à un niveau solide sur Excel en maîtrisant les 10 fonctions les plus utiles du quotidien - classées du plus simple au plus complexe - au travers d’exemples concrets.
À la fin de ce tutoriel, vous saurez extraire des données, analyser des chiffres par critères, rechercher des informations dans un tableau et même croiser deux conditions à la fois. Et nous terminerons avec deux astuces de pro que peu de gens connaissent.
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1. Présentation
Pour illustrer ce tutoriel, nous allons utiliser le tableau suivant dans lequel nous retrouvons les commandes passées dans un restaurant, sur les quatre premiers mois de l'année 2026.
Ce tableau contient pour chaque commande : un numéro d'ordre, une référence interne, le nom du plat, le serveur responsable, la date de commande, le mois correspondant, la quantité servie, le prix unitaire en euros, le chiffre d'affaires généré, et enfin la catégorie du plat.
La colonne « Référence » suit un format structuré : le préfixe REST, suivi des trois premières lettres du prénom du serveur, et enfin un numéro de plat. Cette structure va nous servir dans la première formule.
L’objectif ici n’est pas de faire un cours de trois heures sur chaque formule, mais de vous donner une vision claire de leur fonctionnement et de leur intérêt concret. Pour chaque fonction, nous verrons l’essentiel à connaître, et si vous voulez aller plus loin, vous trouverez des liens vers des tutoriels dédiés beaucoup plus complets.
2. Niveau ⭐ - SEQUENCE et fonctions texte : automatiser sans saisir
2.1. SEQUENCE - Numéroter automatiquement
Commençons par quelque chose de simple mais très pratique : numéroter nos 15 commandes sans taper un seul chiffre à la main.
Nous nous plaçons dans la cellule A7 et nous saisissons :
=SEQUENCE(15)
Excel génère instantanément les nombres de 1 à 15, chaque valeur occupant une cellule vers le bas - c'est ce qu'on appelle le déversement dynamique d'Excel 365.
Maintenant imaginons que ce restaurant enregistre ses commandes dans un fichier global, et que les 15 lignes de janvier 2026 s'ajoutent à 500 commandes déjà existantes. Nous voulons que la numérotation commence à 501. Nous utilisons alors les arguments supplémentaires de SEQUENCE :
=SEQUENCE(15;1;501;1)
Les quatre arguments signifient : 15 lignes, 1 colonne, valeur de départ 501, pas d'incrémentation de 1. Si la base s'étoffe, il suffit de changer le troisième argument - plus aucune ressaisie manuelle.
Cette fonction est très pratique pour réaliser une numérotation rapide, mais elle nécessite une version récente d’Excel. Si vous devez partager votre fichier avec des personnes qui utilisent une ancienne version, pensez à vérifier la compatibilité. Dans ce cas, une numérotation classique, en saisissant les deux premières valeurs puis en étirant la série, restera la solution la plus sûre.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/fonction-lambda-excel.html
2.2. GAUCHE, DROITE, STXT - Lire dans un code structuré
Notre colonne « Référence » contient des codes du type « REST-MAR-01 ». Nous voulons en extraire des informations précises sans tout retaper.
Pour récupérer l'initiale du serveur (les 3 caractères après le préfixe « REST- »), nous utilisons STXT, qui extrait un fragment de texte à partir d'une position donnée :
=STXT(B7;6;3)
Cela signifie : extraire 3 caractères à partir du 6ème caractère de la cellule B7. Nous obtenons « MAR » pour Marie.
Pour récupérer le numéro du plat (les 2 derniers caractères), nous utilisons DROITE :
=DROITE(B7;2)
Et pour vérifier que tous les codes commencent bien par « REST », nous utilisons GAUCHE :
=GAUCHE(B7;4)
Ces trois fonctions se combinent très bien entre elles et couvrent la quasi-totalité des besoins d'extraction dans un code structuré.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/les-fonctions-droite-gauche-stxt.html
3. Niveau ⭐⭐ - Dates et condition simple : gérer le temps et les seuils
3.1. JOURSEM, NO.SEMAINE, AUJOURDHUI - Travailler avec les dates
Notre colonne « Date » nous ouvre plusieurs possibilités d'analyse.
Nous voulons d'abord vérifier si une commande a été passée un dimanche, car le restaurant est fermé ce jour-là. La fonction JOURSEM renvoie le numéro du jour dans la semaine :
=JOURSEM(E7;2)
Le second argument « 2 » indique que lundi vaut 1 et dimanche vaut 7. Si le résultat est 7, la date est un dimanche et une vérification s'impose.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/fonction-choisir-excel.html
Pour analyser l'activité par semaine, NO.SEMAINE nous retourne le numéro de semaine dans l'année :
=NO.SEMAINE(E7;2)
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/numero-semaine-excel.html
Enfin, pour calculer le nombre de jours écoulés depuis chaque commande - utile pour identifier les plus récentes à traiter en priorité - nous utilisons AUJOURDHUI :
=AUJOURDHUI()-E7
AUJOURDHUI() ne prend aucun argument : elle renvoie automatiquement la date du jour à chaque ouverture du fichier. C’est donc une fonction dynamique : demain, le résultat sera recalculé avec la nouvelle date du jour.
Le résultat de cette soustraction donne un nombre de jours. Si Excel affiche une date au lieu d'un nombre, il faut formater la cellule en « Nombre » via [Ctrl]+[1].
Attention toutefois : si vous voulez figer la date du jour, par exemple pour enregistrer définitivement une date de traitement, il ne faut pas utiliser AUJOURDHUI(). Dans ce cas, nous pouvons saisir la date du jour directement dans la cellule avec le raccourci [Ctrl]+[;]. La date insérée devient alors une valeur fixe, qui ne se mettra pas à jour automatiquement.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/date-du-jour-excel-vba.html
3.2. SI - Classer les commandes par niveau
Nous souhaitons qualifier chaque commande selon son chiffre d'affaires. La fonction SI évalue une condition et retourne un résultat différent selon que celle-ci est vraie ou fausse.
Pour distinguer les commandes « Premium » (CA ≥ 60 €) des commandes « Standard » :
=SI(I7>=60;"Premium";"Standard")
Nous pouvons aller plus loin en imbriquant un second SI pour créer trois niveaux - « Faible » en dessous de 30 €, « Moyen » entre 30 et 60 €, « Élevé » au-delà :
=SI(I7<30;"Faible";SI(I7<60;"Moyen";"Élevé"))
Cette imbrication est la base de nombreuses formules complexes : comprendre ce mécanisme maintenant nous facilitera grandement la suite.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/la-fonction-si.html
4. Niveau ⭐⭐⭐ - SOMME.SI et SOMME.SI.ENS : analyser par critères
4.1. SOMME.SI - Additionner selon une condition unique
Nous voulons connaître le chiffre d'affaires total de la catégorie « Viande », sans filtrer le tableau. La fonction SOMME.SI additionne uniquement les lignes qui satisfont un critère :
=SOMME.SI($J$7:$J$21;"Viande";$I$7:$I$21)
Les trois arguments sont : la plage à tester (colonne Catégorie), le critère (le texte « Viande »), et la plage à additionner (colonne CA). Les signes « $ » bloquent les plages pour pouvoir recopier la formule vers d'autres catégories sans dérive.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/la-fonction-somme-si.html
4.2. SOMME.SI.ENS - Additionner avec plusieurs conditions simultanées
Nous voulons maintenant isoler le chiffre d'affaires de Marie uniquement en février. C'est une double condition que SOMME.SI ne peut pas gérer seul.
SOMME.SI.ENS prend en charge plusieurs critères à la fois. Attention : contrairement à SOMME.SI, la plage à additionner arrive en premier :
=SOMME.SI.ENS($I$7:$I$21;$D$7:$D$21;"Marie";$F$7:$F$21;2)
Nous additionnons les valeurs de la colonne CA (I), uniquement lorsque la colonne Serveur (D) contient « Marie » ET que la colonne Mois (F) vaut 2.
=SOMME.SI.ENS($I$7:$I$21;$D$7:$D$21;$M$2;$F$7:$F$21;$N$2)
Il suffit alors de modifier M2 et N2 pour interroger n'importe quelle combinaison sans retoucher la formule.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/la-fonction-somme-si-ens.html
5. Niveau ⭐⭐⭐⭐ - RECHERCHEV et SIERREUR : chercher et sécuriser
5.1. RECHERCHEV - Retrouver une valeur dans un tableau vertical
Nous avons créé sur une deuxième feuille un référentiel des plats avec leur prix. Nous voulons retrouver automatiquement le prix d'un plat depuis sa référence.
=RECHERCHEV(B7;Référentiel!$A$2:$C$10;3;FAUX)
Les quatre arguments sont : la valeur à chercher, ici la référence en B7 ; la plage du référentiel dans laquelle Excel doit effectuer la recherche ; le numéro de la colonne à retourner, ici la 3ème colonne, celle du prix ; et enfin FAUX, pour demander une correspondance exacte.
RECHERCHEV est une fonction très connue, très utilisée, et encore présente dans énormément de fichiers professionnels. Mais elle a aussi plusieurs contraintes importantes à connaître.
Première contrainte : RECHERCHEV cherche toujours la valeur dans la première colonne de la plage indiquée. Dans notre exemple, la référence du plat doit donc obligatoirement se trouver dans la première colonne du référentiel.
Deuxième contrainte : RECHERCHEV ne peut renvoyer qu’une information située à droite de la colonne de recherche. Si nous cherchons une référence en colonne A, nous pouvons récupérer une information en colonne B ou C, mais pas une information située à gauche.
Troisième contrainte : le numéro de colonne est écrit “en dur” dans la formule. Ici, nous indiquons 3 pour récupérer le prix. Mais si une nouvelle colonne est ajoutée dans le référentiel, ce numéro peut ne plus correspondre à la bonne information. C’est une source d’erreur assez fréquente dans les fichiers qui évoluent avec le temps.
Enfin, si la référence recherchée n’existe pas dans le référentiel, Excel renvoie une erreur #N/A. La formule fonctionne donc très bien lorsque les données sont propres, mais elle peut devenir moins agréable à utiliser dès qu’une référence est manquante, mal saisie ou absente du tableau.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/formation-vido-gratuite-tout-absolument-tout-savoir-sur-la-formule-recherchev.html
5.2. SIERREUR - Afficher un message propre en cas d'erreur
Nous venons de le voir, si une référence n'existe pas dans le référentiel, RECHERCHEV affiche #N/A, ce qui peut inquiéter inutilement un collègue. Nous l'enveloppons dans SIERREUR :
=SIERREUR(RECHERCHEV(B7;Référentiel!$A$2:$C$10;3;FAUX);"Référence inconnue")
SIERREUR teste la formule et, si elle génère une erreur quelle qu'elle soit, affiche à la place le texte que nous lui indiquons. C'est un réflexe à prendre systématiquement avec toutes les fonctions de recherche.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/fonction-sierreur-excel.html
6. Niveau ⭐⭐⭐⭐⭐ - RECHERCHEX et INDEX+EQUIV : les recherches avancées
6.1. RECHERCHEX - La recherche moderne, sans les limites de RECHERCHEV
RECHERCHEX, disponible dans Excel 365, corrige les deux grands défauts de RECHERCHEV : elle peut chercher dans n'importe quelle direction, et elle gère nativement les valeurs non trouvées.
Nous voulons retrouver le premier plat vendu correspondant à une date donnée - ce qui impose de chercher vers la gauche dans le tableau, chose impossible avec RECHERCHEV.
=RECHERCHEX(E7;$E$7:$E$21;$C$7:$C$21;"Aucun plat ce jour")
Les arguments sont : la valeur cherchée, la plage de recherche, la plage de retour, et le texte affiché si aucune correspondance n'est trouvée. Ce quatrième argument remplace directement SIERREUR - la formule est plus courte et plus lisible.
Malheureusement, RECHERCHEX n’est pas disponible dans toutes les versions d’Excel. Elle est disponible dans les versions récentes comme Excel 365, Excel 2021 et Excel 2024, mais pas dans les anciennes versions comme Excel 2016 ou Excel 2019. Si vous créez un fichier destiné à être partagé avec différents utilisateurs, il faut donc penser à cette question de compatibilité.
C’est aussi pour cette raison qu’il reste très utile de connaître la combinaison INDEX + EQUIV. Elle est un peu moins intuitive au départ, mais elle reste très puissante, très flexible, et compatible avec davantage de versions d’Excel.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/index-equiv-excel.html
6.2. INDEX + EQUIV - La recherche à deux critères
Nous voulons retrouver le chiffre d'affaires d'un plat précis pour un mois précis : deux critères simultanés qu'aucune fonction de recherche simple ne peut gérer seule. C'est le domaine de la combinaison INDEX+EQUIV.
EQUIV cherche la position d'une valeur dans une plage. INDEX retourne la valeur à une position donnée dans une autre plage. En combinant les deux, nous pouvons croiser deux conditions.
=INDEX($I$7:$I$21;EQUIV(1;($C$7:$C$21=$M$2)*($F$7:$F$21=$N$2);0))
La partie EQUIV cherche la position de la première ligne où le plat en M2 ET le mois en N2 sont simultanément vrais. Le « * » entre les deux conditions joue le rôle d'un ET logique - deux colonnes de VRAI/FAUX se multiplient, et nous cherchons la position du résultat égal à 1. INDEX se charge ensuite de ramener la valeur de CA à cette position. Il suffit de changer M2 et N2 pour interroger n'importe quelle combinaison.
Plus d’informations : https://www.excelformation.fr/index-equiv-excel.html
7. Deux astuces de pro pour aller plus loin
7.1. Afficher toutes les formules en un clic
Dans un fichier comportant de nombreux calculs, il est parfois difficile de repérer quelles cellules contiennent une formule et lesquelles ont été saisies manuellement. Pour visualiser l'ensemble des formules d'un seul coup, nous nous rendons dans l'onglet « Formules » et nous cliquons sur « Afficher les formules ».
Le raccourci clavier [Ctrl]+["] produit exactement le même résultat. Un second appui sur ce raccourci désactive l'affichage et revient aux valeurs normales.
7.2. Tracer visuellement les sources d'une formule
Lorsqu'un résultat semble incohérent, il est utile de visualiser d'où viennent les données d'une formule. Nous cliquons sur la cellule concernée, puis dans l'onglet « Formules » nous cliquons sur « Repérer les antécédents ».
Excel trace des flèches bleues vers toutes les cellules qui alimentent le calcul. Si une source se trouve sur une autre feuille, une flèche en pointillés avec une icône de classeur l'indique. Nous supprimons ces flèches en cliquant sur « Supprimer les flèches » dans le même onglet.
Nous venons de parcourir ensemble les 10 fonctions fondamentales d'Excel, de SEQUENCE pour automatiser une numérotation jusqu'à la combinaison INDEX+EQUIV pour des recherches à deux critères, en passant par SOMME.SI.ENS pour des analyses multicritères et RECHERCHEX pour des recherches flexibles.
Ce qu'il faut retenir, c'est que ces formules se combinent entre elles : un SIERREUR enveloppe un RECHERCHEX, une SOMME.SI.ENS alimente un tableau de bord, et INDEX+EQUIV prend le relais là où RECHERCHEV atteint ses limites. C'est en les associant que vous construirez des fichiers vraiment efficaces.
